Automações para Transação financeira

As automações para Transação financeira têm como objeto de automação um recebimento ou pagamento. A seguir, exemplos práticos desenvolvidos pelo nosso time.

Régua de cobrança personalizada via WhatsApp

Em vez de gerenciar cobranças manualmente, acessando relatórios de contas a receber, abrindo o WhatsApp, localizando clientes individualmente e elaborando mensagens personalizadas com nome, data e valor, a automação envia as mensagens automaticamente. O responsável precisa apenas monitorar as respostas dos clientes.

A automação requer que a empresa defina parâmetros específicos:

Quantos dias após o vencimento do recebível a mensagem deve ser enviada?
As mensagens devem ser enviadas para quais tipos de recebível: apenas os com boleto emitido, apenas os com Pix, os com boleto híbrido, os sem cobrança emitida ou todos os recebíveis em aberto?
Todos os clientes devem ser contactados ou há exceções? Como identificar os excluídos?
Em qual horário as mensagens devem ser enviadas?
As mensagens devem ser enviadas nos fins de semana? (A automação não identifica feriados bancários; nesses dias o envio ocorre normalmente.)
Qual usuário será o remetente das mensagens (deve ter WhatsApp configurado)?
Qual deve ser o texto das mensagens?

Nota importante: O WhatsApp Web deve permanecer aberto em uma janela junto ao Fácil123 para que as mensagens sejam enviadas.

Para uma régua de cobrança com mais de uma mensagem

Cada mensagem da régua dispara uma vez, quando o boleto atinge o prazo configurado para ela. Se uma mensagem está configurada para 3 dias de atraso, ela é enviada naquele momento e não é reenviada nos dias seguintes. Para cobrar em mais de um momento, configure a régua com uma mensagem para cada prazo desejado (por exemplo, 3, 5 e 10 dias de atraso).

Recomendamos o método "step babys" (passos de bebê) para construir essas sequências. Comece pela primeira mensagem, valide e teste, e então construa as mensagens subsequentes.

Sobre o horário de envio

Recomendamos agendar o envio após as 11h (horário de Brasília), pois é quando o Fácil123 conclui as verificações finais de conciliação bancária da manhã. Os bancos podem atrasar confirmações de pagamento, portanto envios mais cedo aumentam o risco de notificações de cobrança incorretas.

Agende também durante a disponibilidade do membro da equipe financeira para responder às consultas dos clientes. Por exemplo: se configurado para as 13h30, o Fácil123 verifica os recebíveis em atraso e envia as mensagens automaticamente. Os clientes podem responder imediatamente.

Sobre o envio para recebíveis sem cobrança emitida

Embora não seja proibido, é importante reconhecer o risco aumentado. Para recebíveis com boleto, Pix ou boleto híbrido, o Fácil123 processa os pagamentos automaticamente, minimizando o risco de cobranças incorretas. Para recebíveis sem cobrança emitida, o risco aumenta substancialmente, pois a baixa depende inteiramente do registro manual. Erros no registro podem acionar cobranças automatizadas indevidas.

Quebrando linha no texto das mensagens

O WhatsApp não interpreta quebras de linha soltas dentro do texto. Se o texto for digitado com parágrafos separados por uma linha em branco, a mensagem chega ao cliente como um bloco corrido, sem as quebras.

Para controlar onde o texto quebra, monte a mensagem com a fórmula cat (concatenação), inserindo "\n" explicitamente entre os trechos que devem ficar em linhas separadas:

{"cat": [
  "Olá! :blush:",
  "\n",
  "Aqui é a [nome da empresa].",
  "\n",
  "Estamos reenviando o boleto em anexo, pois ele ainda consta em aberto em nosso sistema.",
  "\n",
  "Se o pagamento já foi realizado, por gentileza, desconsidere esta mensagem e, se possível, nos envie o comprovante para atualizarmos nosso sistema.",
  "\n",
  "Agradecemos a atenção e ficamos à disposição!"
]}

Cada "\n" gera uma quebra de linha entre o trecho anterior e o seguinte.

Enviando o texto em mais de uma mensagem

Em vez de montar uma única mensagem com quebras de linha, você também pode dividir o texto em mais de uma mensagem do WhatsApp. No passo de enviar WhatsApp da automação, escreva a primeira mensagem no campo de texto. Ao terminar, um novo campo aparece automaticamente para a próxima mensagem, e assim por diante. Cada campo gera um envio separado ao cliente, na ordem em que foram escritos.

Aplicando negrito e itálico no texto das mensagens

O WhatsApp aceita a formatação nativa de texto, parecida com markdown: envolva o trecho com asterisco para negrito (*texto*) e com underline para itálico (_texto_). Essa formatação funciona de duas formas:

Sem fórmula: ao escrever a mensagem direto no campo de texto do passo de automação, basta digitar os asteriscos ou os underlines ao redor do trecho, da mesma forma que faria numa mensagem comum do WhatsApp.

Com a fórmula cat: o negrito e o itálico funcionam do mesmo jeito, inclusive quando envolvem um valor dinâmico como o valor do recebível ou a data de vencimento. Coloque o asterisco ou o underline diretamente ao redor do trecho da fórmula, sem espaço entre eles e o texto:

{"cat": [
  "O boleto no valor de *",
  {"attr": ["transaction.amount"]},
  "* vence em *",
  {"attr": ["transaction.due_at"]},
  "*."
]}

Classificação do cliente por pontualidade de pagamento

Empresas que concedem crédito ou gerenciam carteiras de clientes precisam avaliar o comportamento de pagamento de forma recorrente. Fazer isso manualmente, consultando o histórico de cada cliente, calculando atrasos e atualizando o cadastro, é trabalhoso e sujeito a inconsistências.

A automação avalia o histórico de recebíveis pagos dos últimos 12 meses sempre que uma nova baixa ocorre e preenche automaticamente o campo personalizado Classificação do cliente com base na pontualidade média:

Excelente: média ponderada de atraso igual a zero (pagamentos em dia ou adiantados)
Bom: média ponderada de até 3 dias de atraso
Regular: média ponderada de até 10 dias de atraso
Ruim: média ponderada acima de 10 dias de atraso

Quando o cliente tem menos de 5 recebíveis pagos no período, o campo não é preenchido. O histórico é insuficiente para uma classificação confiável.

A média é ponderada pelo valor de cada título: um atraso em um recebível de R$ 5.000 pesa mais do que um atraso em um de R$ 50, evitando que um volume alto de pagamentos pequenos infle artificialmente a classificação.

Pagamentos adiantados contam como "em dia", mas não compensam atrasos de outras parcelas.

A classificação é recalculada do zero a cada nova baixa. Corrigir um lançamento incorreto já atualiza a classificação automaticamente na próxima vez que uma transação for baixada.

A fórmula SQL utilizada na automação é:

with historico as (
  select
    greatest((transactions.paid_at::date - transactions.due_at::date), 0) as dias_atraso,
    transactions.amount as valor
  from transactions
  where
    transactions.licensee_id = {current_licensee_id}
    and transactions.person_id = <%={"attr":["transaction.person_id"]}%>
    and transactions.kind = 1
    and transactions.paid_at is not null
    and transactions.due_at >= (now() - interval '12 months')
),
metricas as (
  select
    count(*)                                         as total,
    sum(dias_atraso * valor) / nullif(sum(valor), 0) as atraso_ponderado
  from historico
)
select
  case
    when total < 5              then null
    when atraso_ponderado <= 0  then 'Excelente'
    when atraso_ponderado <= 3  then 'Bom'
    when atraso_ponderado <= 10 then 'Regular'
    else 'Ruim'
  end as classificacao
from metricas

Perguntas e respostas

1 - É possível pausar o envio em feriados bancários?
R: Não. A régua de cobrança não tem configuração para identificar feriados bancários. Em feriados, boletos com vencimento naquele dia podem não estar em atraso, mas a automação dispara normalmente. Nesses casos, o responsável precisa pausar ou cancelar os envios manualmente antes de abrir o WhatsApp.

2 - Automações está disponível no meu plano?
R: Automações está disponível nos Planos Profissional e Enterprise. No Plano Profissional estão disponíveis 3 automações. E no Enterprise estão disponíveis 50 automações. Para saber mais: Planos e Preços