Baixando uma cobrança que foi paga de outra forma

Quando clientes pagam através de um método diferente do inicialmente acordado, o sistema Fácil123 requer dois passos principais: cancelar a cobrança original e ajustar o recebimento para refletir o novo método de pagamento.

Por que isso é importante

Se apenas a transação for ajustada sem cancelar a cobrança original, boletos podem permanecer ativos no DDA (Débito Direto Automático) do cliente. O PJBank, por exemplo, mantém um boleto ativo 58 dias após o seu vencimento. Além disso, cancelamentos podem gerar tarifas bancárias.

Passos para resolver

1. Cancelar a cobrança

Localize a transação no setor Financeiro e cancele a cobrança original conforme o procedimento padrão.

2. Ajustar o recebimento

Na tela de edição, modifique:

Conta: para onde o valor foi realmente recebido
Descrição: opcional, mas útil para consultas futuras
Valor: caso haja diferença
Data de pagamento: quando o pagamento efetivamente ocorreu

Clique em Salvar. Um ícone de "joinha" verde confirmará que a transação foi registrada e o saldo atualizado.

Se você quiser saber mais sobre realizar uma transação no Fácil123, confira nosso material: Abertos e realizados.

Quando o pagamento foi feito em cartório (protesto)

Se o cliente pagou o boleto diretamente no cartório e não pelo boleto bancário gerado no sistema, o fluxo é diferente do padrão. Siga os passos abaixo:

Dê baixa no protesto no banco: entre em contato com o banco para encerrar o protesto registrado.
Cancele o boleto gerado no Fácil123: cancele a cobrança original para que o boleto não permaneça ativo.
Ajuste a conta onde o valor foi recebido: na tela de edição da transação, altere o campo Conta para onde o dinheiro efetivamente entrou.
Registre nas Observações: no campo Observações da transação, informe que o recebimento ocorreu em cartório (ex: "Recebido em cartório").
Marque como recebido no Fácil123: salve a transação com o status de recebida.

Atenção: se esse processo não for seguido corretamente, o boleto poderá ser protestado novamente.

Perguntas e respostas

1 - Devo excluir a transação se o cliente antecipar o pagamento?
R: Não. Excluir causa desalinhamento contábil. Em vez disso, ajuste a transação existente. Quando o seu cliente efetuar o pagamento do boleto, adicione novamente um recebimento no financeiro.

2 - Alterei para conta de cheques, mas a cobrança permanece vinculada. O que fazer?
R: Cancele a cobrança seguindo o procedimento padrão.

3 - O que é DDA?
R: DDA significa Débito Direto Automático — sistema que permite aos clientes visualizar boletos registrados contra a sua empresa.