Campo personalizado

Com Campos personalizados é possível centralizar informações necessárias no Fácil123, economizando tempo e tendo dados acessíveis em um único lugar.

Incluindo um Campo personalizado

É possível incluir Campos personalizados em algumas telas: Compra, Contato, Expedição, Pessoa, Produção, Produto, Transação Financeira e Venda.

1. No menu superior, clique na Engrenagem
2. Clique em Campos personalizados
3. Selecione a tela em que deseja incluir o campo
4. Clique em Incluir
5. Escolha o tipo de campo
6. Preencha os campos necessários
7. Clique em Salvar

Observação: Tome muito cuidado ao escolher o tipo de campo personalizado, após criado não será possível alterar essa opção.

Tipos de Campo personalizado

• Anexo: Permite anexar um arquivo ao registro. Clique na área ou arraste um arquivo para fazer o upload. Após o envio, o arquivo fica disponível para visualização e download. Tamanho máximo: 10 MB.
• Cadastro: Referencia um registro de outro cadastro do sistema, como Pessoa, Produto ou Conta.
• Data e hora: Use se precisar preencher dados de Data e hora.
• Decimal: Nesse campo é possível colocar números com casas decimais, ou seja, que possuem vírgula. Você define quantas casas o campo aceita, de 1 a 10.
• Grupo: Não guarda informação. Serve para agrupar campos na tela.
• Imagem: Permite anexar uma imagem ao registro. Ao clicar no campo, abre o seletor de imagem. Após a seleção, a imagem é exibida como miniatura. Para remover, passe o mouse sobre ela e clique no ícone de lixeira.
• Inteiro: Neste campo, são aceitos apenas números inteiros, ou seja, que não têm vírgula.
• Lista: Use essa opção para exibir várias opções em forma de lista. Você cadastra as opções no próprio campo e pode eleger uma delas como valor padrão.
• Quebra de linha: Não guarda informação. Empurra os campos seguintes para a linha de baixo.
• Telefone: Guarda um número de telefone com o código do país. O campo tem seletor de país e formata o número conforme você digita.
• Texto curto: Para exibir informações simples e curtas.
• Texto longo: Para textos com mais de uma linha, sem formatação.
• Texto rico: Já em texto rico, é possível escrever um texto longo, sem limite de caracteres, com formatação como negrito, listas e links.

Entendendo um Campo personalizado

• Entidade: É a tela escolhida onde ficará o campo personalizado criado.
• Tipo: É o tipo de campo que será criado.
• Rótulo: É o nome que será dado ao campo personalizado, é como você o identificará posteriormente em seus fluxos de trabalho.
• Nome interno: É um nome que o sistema usará internamente para identificar esse campo.
• Preenchimento: Há duas opções: manualmente, onde você mesmo insere os dados do campo, e por fórmula, que pode preencher dados mascarados ou até mesmo realizar cálculos. Os tipos Imagem, Anexo, Grupo e Quebra de linha são sempre preenchidos manualmente e não oferecem essa escolha.
• Valor padrão: Adicione a informação se quiser que ela apareça preenchida por padrão no campo. Os tipos Cadastro, Imagem, Anexo e Telefone não têm valor padrão. No tipo Data e hora, ele aparece separado em Data padrão e Hora padrão.
• Finalidade: Nela você pode descrever informações importantes sobre o campo personalizado, como por exemplo, o motivo de ele estar sendo criado ou para o que será usado. Ao ser mencionado em finalidade você receberá uma notificação.
• Requerido: Com essa opção habilitada será obrigatório o preenchimento do campo personalizado. Não existe nos tipos Grupo e Quebra de linha, que não guardam informação.
• Registro arquivado: Se você não quiser mais usar um campo personalizado, é possível excluí-lo ou arquivá-lo. Se já houver dados preenchidos nos campos, não será possível excluir, nesse caso você pode arquivar. Também não existe nos tipos Grupo e Quebra de linha.
• Entidade de cadastro: Disponível apenas no tipo Cadastro. Define para qual cadastro o campo aponta, como Pessoa, Produto ou Conta. Pode ser alterada enquanto o campo não tiver nenhum valor preenchido.
• Casas decimais: Disponível apenas no tipo Decimal. Define quantas casas o campo aceita depois da vírgula, de 1 a 10.
• Opções da lista: Disponível apenas no tipo Lista. É onde você cadastra as opções que ficarão disponíveis para escolha no campo.
• Validar o número: Disponível apenas no tipo Telefone. Com essa opção ligada, o número precisa ser reconhecido no plano de numeração do país para o registro ser salvo.
• Tipo aceito: Disponível apenas no tipo Telefone, e somente depois de ligar Validar o número. Define se o campo aceita Fixo ou celular, Somente celular ou Somente fixo.
• Largura: No tipo Anexo, é ajustada no próprio formulário do campo. Nos demais tipos, você ajusta pela aba Layout, junto com a posição.

Criando um Grupo de Campos personalizados

1. No menu superior, clique na Engrenagem
2. Clique em Campos personalizados
3. Selecione a tela desejada
4. Clique em Incluir
5. Escolha o tipo Grupo
6. Preencha o Rótulo do grupo
7. Clique em Salvar
8. Organize os campos que pertencem a cada grupo na aba Layout

Se nenhum grupo for criado, o sistema irá criar virtualmente um grupo chamado "Campos personalizados".

Organizando o Layout dos Campos personalizados

1. No menu superior, clique na Engrenagem
2. Clique em Campos personalizados
3. Selecione a tela desejada
4. Clique em Layout
5. Ajuste a posição e o tamanho dos campos na ordem que deseja

Se dois campos pequenos em sequência ficarem desajeitados e você quiser separá-los em linhas diferentes, inclua um campo de Quebra de linha entre eles.

Você também pode criar campos personalizados direto da tela de Layouts.

Editando um Campo personalizado

1. No menu superior, clique na Engrenagem
2. Clique em Campos personalizados
3. Selecione a tela em que o campo está
4. Clique nos três pontinhos do campo desejado
5. Clique em Alterar
6. Faça as edições necessárias
7. Clique em Salvar

Excluindo um Campo personalizado

1. No menu superior, clique na Engrenagem
2. Clique em Campos personalizados
3. Selecione a tela em que o campo está
4. Clique nos três pontinhos do campo desejado
5. Clique em Excluir
6. Confirme a exclusão em Sim, faça isso!

Entendendo os Tipos de Campo personalizado

Campo personalizado do tipo Anexo

Ao preencher um registro (por exemplo, uma Venda), o campo do tipo Anexo exibe uma área com o texto Clique ou arraste um arquivo. Clique nela para abrir o seletor de arquivos ou arraste o arquivo diretamente sobre a área. Uma barra de progresso é exibida durante o envio.

Após o upload, o campo passa a mostrar o ícone do tipo de arquivo, o nome e o tamanho. Dois botões ficam disponíveis ao lado:

• Visualizar arquivo (ícone de olho): abre o arquivo em uma nova aba do navegador.
• Baixar arquivo (ícone de download): faz o download do arquivo.

Para remover o arquivo, clique no ícone de lixeira. Esta opção não estará disponível caso o campo esteja marcado como Requerido.

Restrições do campo Anexo

O arquivo enviado precisa respeitar duas condições:

• Tamanho máximo: 10 MB. Arquivos maiores geram o erro "Excede o tamanho máximo permitido".

• Extensões bloqueadas: arquivos executáveis e potencialmente perigosos não são aceitos (.exe, .bat, .sh, .apk, entre outros). Ao tentar enviar um desses formatos, o sistema exibe o erro "A extensão .{extensão} não é suportada".

Campo personalizado do tipo Cadastro

O tipo Cadastro referencia um registro de outro cadastro do Fácil123. Por exemplo, crie um campo em Venda apontando para Pessoa para registrar o arquiteto que indicou a compra, ou um campo em Pessoa apontando para Vendedor para indicar quem é responsável por aquele cliente.

Ao escolher o tipo Cadastro, você também define para qual cadastro o campo aponta. As opções são:

• Pessoa
• Produto
• Conta
• Categoria
• Cidade
• Plano de pagamento
• Tabela de preços
• Família de produtos
• Canal de vendas
• Vendedor
• Unidade
• Usuário

Cada campo guarda um único registro. O preenchimento é por digitação, com sugestões por nome ou código, o mesmo comportamento dos demais campos de busca do Fácil123.

Essa definição (para qual cadastro o campo aponta) pode ser alterada enquanto nenhum usuário tiver preenchido o campo em nenhum registro. A partir do primeiro valor preenchido, ela fica fixa. O valor selecionado em cada registro, por sua vez, segue podendo ser trocado à vontade.

Registros apontados por um campo Cadastro não podem ser excluídos enquanto houver valores apontando para eles. Para excluir o registro, primeiro limpe ou altere os campos que o referenciam.

Em impressões, etiquetas e campos preenchidos por fórmula, um campo do tipo Cadastro entrega o registro vinculado. Você pode usar tanto o registro em si quanto os atributos dele, como o nome. Veja como em Fórmulas.

Campo personalizado do tipo Data e hora

O tipo Data e hora guarda um momento no tempo, com data e horário juntos no mesmo campo.

Definindo a data e a hora padrão

Em vez de um único Valor padrão, este tipo traz dois campos separados: Data padrão e Hora padrão. Os dois alimentam o mesmo valor, então preencha ambos se quiser que o campo já venha com data e horário definidos.

Preenchendo uma data e hora

Ao preencher um registro, o campo aparece dividido em duas partes: um seletor de calendário para a data e um campo de horário ao lado. Você pode digitar diretamente ou escolher a data no calendário.

Importando datas por planilha

Na importação, a data da planilha é interpretada no fuso horário configurado na sua empresa, e não no fuso de quem está importando. Um mesmo arquivo importado por pessoas em lugares diferentes gera o mesmo horário no registro.

Quando o valor da coluna não é reconhecido como data, a linha é recusada com a mensagem "não é válido", como qualquer outro erro de importação.

Campo personalizado do tipo Decimal

O tipo Decimal aceita números com vírgula. Use para peso, metragem, percentual ou qualquer quantidade que não seja inteira.

Definindo as casas decimais

Em Casas decimais você informa quantas casas o campo aceita depois da vírgula, de 1 a 10. O campo sempre exibe o valor com exatamente essa quantidade de casas: com 2 casas configuradas, 7 aparece como 7,00.

Importando um valor decimal por planilha

Na importação por planilha, o campo aceita vírgula ou ponto como separador: 1.234,56 e 1234.56 chegam ao mesmo valor. O símbolo R$ é descartado, então uma coluna de planilha formatada como moeda também entra.

Campo personalizado do tipo Imagem

Ao preencher um registro (por exemplo, uma Venda), o campo do tipo Imagem aparece com um ícone de imagem. Clique nele para abrir o seletor de arquivos e escolher a imagem desejada. Após a seleção, a imagem é exibida como miniatura diretamente no formulário.

Visualizando e baixando a imagem em tamanho original

1. Passe o mouse sobre a miniatura, aparecem dois ícones:
   • Olho: visualizar a imagem em tamanho original
   • Lixeira: remover a imagem (não disponível quando o campo é Requerido)
2. Clique no ícone de olho. A imagem abre em tamanho original no centro da tela
3. Clique em Baixar (canto inferior direito) para salvar o arquivo no seu computador
4. Pressione Esc ou clique fora da imagem para fechar

• O ícone de olho está disponível mesmo em telas de consulta (campos desabilitados), permitindo visualizar e baixar a imagem sem precisar editar o registro.
• Se você escolheu uma nova imagem mas ainda não salvou, a visualização já mostra a imagem nova, não a que está gravada.

Campo personalizado do tipo Lista

O tipo Lista oferece um conjunto fechado de opções para escolha, em vez de deixar o preenchimento livre. Use quando as respostas possíveis são conhecidas, como "Pequeno", "Médio" e "Grande".

Cadastrando as opções da lista

1. Digite a primeira opção em Opções da lista e pressione Enter ou vírgula para confirmar
2. Repita o processo para as opções seguintes
3. Para remover uma opção, clique no x ao lado dela

Uma opção repetida é ignorada, e espaços sobrando no começo ou no fim são descartados ao salvar.

Em Valor padrão você pode eleger uma das opções cadastradas para vir preenchida. A lista de escolha ali mostra apenas as opções que você já confirmou.

Preenchendo um campo do tipo Lista

Ao preencher um registro, o campo sugere as opções cadastradas conforme você digita, do mesmo jeito que os demais campos de busca do Fácil123.

Atenção: remover uma opção não altera os registros já salvos com ela. Eles continuam guardando o texto antigo, que deixa de ser oferecido para novas escolhas. O mesmo vale ao corrigir a escrita de uma opção: os registros antigos ficam com a escrita anterior. Se você precisa que eles acompanhem a mudança, ajuste os registros por importação de planilha.

Campo personalizado do tipo Telefone

Ao preencher um registro (por exemplo, uma Pessoa), o campo do tipo Telefone aparece com um seletor de país à esquerda, já com o Brasil escolhido. Digite o número e ele vai sendo formatado conforme você escreve. Para um número de outro país, troque a bandeira ou comece digitando o código do país, como +1.

O número é sempre gravado com o código do país. Se você digitar 48 99999-8888, o sistema guarda +55 48 99999-8888, mesmo que você não tenha informado o +55.

Validando o número

Na criação do campo há o interruptor Validar o número, que vem desligado. Com ele desligado, o sistema aceita qualquer coisa que você digitar: o número é apenas organizado no formato internacional quando reconhecido, e guardado exatamente como digitado quando não for.

Ligue Validar o número para o sistema conferir o número contra o plano de numeração do país. Nesse caso, o cadastro não é salvo enquanto o número não for reconhecido, e a mensagem "não é um número de telefone válido" aparece no campo.

Atenção: a lista de faixas de números usada na conferência é atualizada periodicamente. Uma faixa recém-liberada pela operadora pode ser recusada até essa lista ser atualizada. Se isso acontecer com um número que você sabe que existe, desligue Validar o número naquele campo para conseguir salvar.

Restringindo o tipo aceito

Depois de ligar Validar o número, aparece a opção Tipo aceito, com três escolhas:

• Fixo ou celular: aceita os dois, é o padrão.
• Somente celular: recusa um número fixo com a mensagem "não é um número de telefone celular".
• Somente fixo: recusa um número de celular com a mensagem "não é um número de telefone fixo".

Essa restrição só funciona com a validação ligada, porque identificar se o número é fixo ou celular exige um número reconhecido.

Alguns países não separam celular de fixo no plano de numeração, como os Estados Unidos. Nesses casos o número é aceito nas três opções, para que um contato estrangeiro não fique sem lugar.

Importando e exportando telefones

O campo do tipo Telefone entra na importação e na exportação junto com os demais campos personalizados.

Na importação, a planilha pode trazer o número de qualquer jeito: (48) 99999-8888, 48 99999-8888 ou +55 48 99999-8888. Sem o código do país, o sistema assume o Brasil. Com o código informado, ele é respeitado. Se o campo estiver com Validar o número ligado e o número não for reconhecido, a linha é recusada como qualquer outro erro de importação.

Na exportação, o número sai com o código do país, sem parênteses, espaço ou traço.

O tipo Telefone não tem Valor padrão.

Perguntas e respostas

1 - Existe algum limite para o número de Campos personalizados que posso criar?
R: Sim! Isso vai depender do plano que você tem no Fácil123. Para saber a quantidade que o seu plano permite, visite a nossa página de Planos e Preços.

O limite vale para a organização inteira. Se você usa Multiempresa, o total permitido é a soma do que o plano de cada empresa da organização permite, e os campos de todas as empresas contam juntos.

2 - Campo personalizado arquivado conta no limite do plano?
R: Não. Só contam os campos ativos, então arquivar um campo libera a vaga para criar outro. Os campos do tipo Grupo e Quebra de linha também não contam no limite.

3 - Posso desarquivar um campo se o limite do plano já foi atingido?
R: Não. Desarquivar um campo ocupa uma vaga, do mesmo jeito que criar um novo. Com o limite atingido, o sistema bloqueia e mostra a mensagem de limite do plano excedido. Para desarquivar, arquive ou exclua outro campo antes, ou faça upgrade do seu plano. Veja as opções na página de Planos e Preços.

4 - Posso importar ou exportar Campos personalizados?
R: Na maioria dos tipos, sim. Se você exportar o cadastro de pessoas, por exemplo, e lá tiver campos personalizados, eles irão junto na exportação. Você consegue fazer edições em massa na planilha e importar esses campos.

Três tipos ficam de fora da exportação, porque o conteúdo deles não cabe em uma coluna de planilha: Imagem, Anexo e Texto rico. Os tipos Grupo e Quebra de linha também não aparecem, já que não guardam informação.

Para saber mais sobre exportação e importação de dados, confira os nossos materiais!

5 - Quando incluir um novo campo personalizado o que acontece com os documentos anteriores?
R: Ao alterar ou incluir um novo campo personalizado o sistema irá recalcular todos os documentos antigos. Isso pode demorar alguns minutos.