Classificando as despesas
Como escolher uma categoria para a minha transação?
Ao ajudar nossos clientes na jornada de cuidar de suas finanças, percebemos que a maior dificuldade inicial é classificar as despesas da empresa. "E quando faço 'x', qual categoria uso?" é, de longe, a pergunta mais ouvida por nossos consultores de sucesso.
Nossos consultores GOSTAM de ajudar, de ser apoio e de estar ao lado dos clientes para entendê-los e encontrarem as respostas juntos. E esse documento é para estender a mão de forma mais fácil ainda: disponível na hora que você mais precisar!
Para entender um pouco mais sobre a magia que são as categorias, como elas podem nos ajudar a tomar boas decisões no futuro, temos um post para que você possa conhecer mais desse assunto: Gastos, custos, despesas e investimentos: você sabe como diferenciar?
Já falamos demais, né?! Agora vamos à parte prática!
Abaixo você encontrará as categorias mais comuns usadas pelos clientes do Fácil123. Quando você tiver dúvida sobre como classificar sua despesa, você pode clicar nas teclas CTRL+F e irá abrir uma lupa no seu navegador da internet, no canto superior direito da tela.
Basta você digitar a sua palavra-chave e encontrará algo que possa lhe ajudar. Caso sua palavra seja citada várias vezes, basta você navegar com as setinhas ao lado da palavra digitada que irá navegar por todas as citações.
Esse documento estará em constante evolução para acompanhar as reais necessidades dos nossos clientes. Portanto pode voltar sempre aqui, pois sempre teremos novidades!
Além disso, contamos com a sua colaboração: caso você busque algo aqui e não encontre, avise-nos! Teremos o maior prazer em ajudá-lo!
IMPORTANTE: esses dados servem apenas como base inicial. Após você analisar seu fluxo de caixa e perceber que mudanças são necessárias, mude! Não se prenda às recomendações aqui expostas. Elas são só uma guia inicial, quando você sentir autonomia em criar suas próprias categorias, quebrar, agrupar, estamos à disposição para ajudá-lo também!
Boas escolhas!
Custos: Compra de Mercadoria
Essa categoria é usada por todas as empresas. Caso você fabrique produtos, você informará aqui as matérias-primas que serão utilizadas na produção do seu produto acabado. Caso você compre e revenda, aqui estarão os custos das mercadorias que foram compradas para serem revendidas.
Palavras-chave: Açúcar, Alface, Alho, Alumínio, Arroz, Aviamentos, Azeite, Azeitona, Batata, Beterraba, Brócolis, Buchas, Camarão, Carne, Cebola, Cenoura, Chuchu, Couve, Farinha, Feijão, Ferros, Fita, Fornecedor, Frango, Leite, Madeira, Malhas, Mandioca, Sal, Margarina, Mercadoria, Milho, Mussarela, Paletes, Palmito, Parafusos, Temperos, Tomate, Trigo, Vidro, Sacos de embalagem.
Despesas com Pessoal: Salários
Essa categoria será usada para a despesa de salários.
Deve ser usada também quando paga-se algo para o funcionário e desconta-se dele posteriormente. Um bom exemplo é o convênio de saúde Unimed. Você pagará o boleto para a Unimed, mas descontará o valor do salário dele. Logo a despesa para a empresa é o salário. O mesmo acontece com os vales. Caso isso ocorra, mantenha a categoria salário. Dessa forma você saberá ao longo de um período quanto custou de verdade o funcionário A. Caso você use outras categorias, esse resultado estará distribuído.
Palavras-chave: Almoço, Convênio, Dentista, Plano de Saúde, Salário, Vale, Vales.
Despesas com pessoal: Pró-Labore
Essa categoria deve ser usada para a retirada dos sócios. Tanto para pequenas retiradas quanto para uma retirada mensal como salário.
Palavras-chave: Dono, Pessoal, Pessoais, Proprietário, Retirada, Sócios.
Quer saber mais sobre isso?
Separamos alguns materiais sobre a importância de separar os gastos pessoais dos gastos da empresa: Pró-labore – separe os seus gastos pessoais dos gastos da empresa Quatro motivos para separar os gastos pessoais dos gastos da empresa
Custos: Frete da Mercadoria Comprada
Quando você pagar o transporte que foi pago ao comprar uma mercadoria, deve usar essa categoria.
Palavras-chave: Frete, Transporte, Transportadora.
Custos: Frete da Mercadoria Vendida
Essa categoria você deve usar quando pagar o transporte da mercadoria que foi vendida.
Palavras-chave: Frete, Transporte, Transportadora.
Custos: Comissões
Na categoria comissões você deve registrar as comissões dos vendedores.
Palavras-chave: Comissão, Comissões.
Tributos: Diversos
Essa categoria deve ser usada para despesas com taxas, alvarás, FGTS, DARF, INSS. Com exceção do Simples Nacional, os demais tributos são recorrentes, anualmente ou mensalmente, porém se tivermos cada um lançado individualmente, podemos poluir o Fluxo de Caixa.
Palavras-chave: Alvará, Contribuição Sindical, DARE SC, Parcelamento ICMS, Certidão Simplificada, DARF IR, FGTS, Guia Da Previdência Social, GPS, INSS, Mensalidade do Sindicato, Sindicato Brusque, Taxa Assistencial, Taxa Bombeiro, Taxa de Controle e Fiscalização Ambiental Ibama, VS, Vigilância Sanitária.
Infra-estrutura: Internet e telefone
Essa categoria serve para as despesas com Internet e telefone.
Palavras-chave: Celular, Fone, Fones Celulares, Internet, Internet fibra ótica, Internet via rádio, Oi, Telefone Fixo, Tim, Vivo.
Outras despesas: Contabilidade
Aqui você deve registrar as despesas com a contabilidade.
Palavras-chave: Contador, Contabilidade, Honorários.
Outras despesas: Bancárias
As despesas diversas de contas correntes devem ficar nesta categoria.
Palavras-chave: Cesta básica, Cob inclus, Cob compe, D AT Sicoob, Db cest PJ, Deb cesta, Deb. Autom., Deb. IOF, Deb. Juros, Despesas baixa protestos, Doc/ted internet, Juros, Juros da conta em atraso, Manutenção do mês, Manut cta e d at sicoob, Prest cdc, Tabelionato, Tarifas, Trf, Trf troca.
Outras despesas: Sistema de gestão
Essa categoria serve para as despesas com sistemas de gestão.
Palavras-chave: ASSEINFO, Fácil123, sistema.
Investimentos
Essa categoria serve para as despesas que são investimentos. Como por exemplo: compras de maquinário, equipamentos de informática, etc.
Palavras-chave: Caminhão, Computador (compra de um, não manutenção), Empilhadeira, Informática Em Geral, Máquinas.
Outras despesas: Bens de pequeno valor
Essa categoria pode ser usada para as despesas que são bens da empresa, mas de pequeno valor.
Palavras-chave: Broca, Chave de boca, Chave de Fenda, Escada, Ferramentas, Furadeira, Mangueira, Móvel, Pistola.
Outras despesas: Consultorias
As consultorias contratadas devem ficar registradas nessa categoria.
Palavras-chave: ACIT, ACIF, Associação, CDL, Consulta Cheque, Serasa, SPC, Segurança do Trabalho, Sindicato, Sincervale, Exames Admissionais, Exames de Audiometria.
Outras despesas: Seguro
Você deve registrar os seguros contratados nessa categoria.
Palavras-chave: Seguro.
Infra-estrutura: Água
Essa categoria pode ser usada para a despesa de água.
Palavras-chave: Água, Casan, Samae.
Infra-estrutura: Pequenas Manutenções
Essa categoria pode ser usada para despesas diversas que tenham a ver com manutenção de máquinas, carros, desde que sejam da própria empresa.
Palavras-chave: Conserto, Cano, Eletricista, Encanador, Fio, Instalação, Mecânica, Óleo.
Infra-estrutura: Energia elétrica
Despesas com energia elétrica podem ser registradas aqui.
Palavras-chave: Celesc, Energia, Luz.
Outras despesas: Combustível
Essa categoria pode ser usada para a despesa de combustível dos carros da empresa utilizados para serviços da empresa.
Palavras-chave: Álcool, Combustível, Diesel, Gasolina.
Outras despesas: Alimentação
As despesas com alimentação podem ser registradas aqui.
Palavras-chave: Almoço, Alimentação, Jantar, Lanche, Marmita, Mercado, Restaurante, Supermercado.
Tributos: Simples Nacional
Essa categoria pode ser usada para a despesa de Simples Nacional.
Palavras-chave: Simples.
Outras Despesas: Marketing
Essa categoria pode ser usada para as despesas com propagandas, outdoor, marcas e patentes, site.
Palavras-chave: Marcas, Patentes, Propagandas, Outdoor, Site, Brinde.
Custos: Mão de Obra Terceirizada
Essa categoria pode ser usada para quando uma parte da produção da empresa é realizada por um terceiro. E a empresa paga por esse serviço terceirizado.
Palavras-chave: Terceiro, terceirização, prestador de serviço.
Não operacional: Receitas
Essa categoria deve ser usada quando houve alguma receita que não é da operação da empresa. Ou seja, não veio da atividade fim da empresa, como vendas, mas sim um juros de investimento, por exemplo. Ou ainda um recebimento de seguro.
Palavras-chave: Seguro, Recebimento, Extra, Desconto, Bônus, Investimento, Juros.
Devolução de mercadoria
Essa categoria deve ser usada exclusivamente para operações com descarte de produtos onde houve abatimento ou pagamento financeiro para o cliente referente a produtos vencidos ou trocados.
Palavras-chave: Troca, Devolução, Abatimento.