Integração com o Rota Exata

O Rota Exata é um serviço de roteirização que organiza as entregas a partir das suas notas fiscais. A integração com o Fácil123 disponibiliza um passo de automação que envia uma NF-e (junto com o destinatário e a data prevista da visita) para o Rota Exata, e instala uma automação de exemplo já pronta para uso.

Antes de começar

Você precisa de uma conta ativa no Rota Exata e do usuário e senha que serão usados pela integração. A conta é criada diretamente com o Rota Exata.

Instalando o app

1. Clique na Engrenagem no menu superior → selecione Loja de Apps
2. Localize o app Rota Exata → clique em Instalar
3. Informe o Usuário do RotaExata (e-mail da conta) e a Senha → clique em Salvar

Quando os dados estão corretos, o Fácil123 valida o acesso ao Rota Exata e cria automaticamente uma automação de exemplo chamada Envia NF para o RotaExata. Se o usuário ou a senha estiverem errados, o app mostra um erro de instalação. Corrija as credenciais e salve novamente.

A automação criada na instalação

A instalação cria uma automação de exemplo (um ponto de partida). Como qualquer outra automação do Fácil123, você pode editá-la livremente: alterar o critério de inscrição, adicionar passos, criar ramificações, mudar tempos de espera ou até apagá-la e montar a sua do zero.

A automação instalada vem assim:

• Critério de inscrição: NF-e autorizada.
• Passo 1 (Atrasar 10 minutos): dá uma janela para a nota ser cancelada antes do envio.
• Passo 2 (Ainda autorizada?): confirma que a NF-e continua autorizada (notas canceladas nesse intervalo não seguem adiante).
• Passo 3 (Envia NF para o RotaExata): manda os dados da nota e do destinatário.

Esse modelo cobre o caso mais comum, mas você pode personalizar para o que sua operação precisa.

Configurando o passo de envio

O passo Envia NF para o RotaExata é o que de fato comunica com o serviço. Ele tem uma única configuração (a data que o Rota Exata usa para programar a visita):

1. Acesse Automações → abra a automação que contém o passo
2. Clique no passo Envia NF para o RotaExata
3. Em Atributo data da visita no RotaExata, escolha o atributo da nota que será enviado como data da visita → clique em Salvar

O padrão é a data de saída ou entrada da NF-e. Você pode trocar por um campo personalizado, pela data prevista de entrega ou por qualquer outra data disponível na nota.

Esse passo pode ser usado em qualquer automação de NF-e, não só na que vem instalada. Se quiser, crie sua automação de NF-e do zero e use o passo Envia NF para o RotaExata dentro dela.

Usando uma ramificação para datas alternativas

Se parte das notas não tem o campo saiu/entrou preenchido, use uma ramificação para garantir que uma data seja sempre enviada ao Rota Exata:

1. Adicione uma Ramificação antes do passo de envio, com a condição saiu/entrou está preenchido
2. No caminho Sim → adicione o passo Envia NF para o RotaExata com o atributo data de saída ou entrada
3. No caminho Não → adicione o passo Envia NF para o RotaExata com o atributo data de emissão

Com esse fluxo, notas com o campo preenchido usam a data de saída ou entrada; notas sem o campo usam a data de emissão como alternativa.

Enviando sem exigir nota fiscal

Se sua empresa não emite nota fiscal para todas as vendas, você pode configurar a automação para disparar assim que o pedido chegar em uma etapa específica do quadro de vendas, em vez de depender da autorização da NF-e.

Para isso, altere o critério de inscrição da automação:

1. Acesse Automações e abra a automação Envia NF para o RotaExata
2. Clique em Início para editar o Critério de inscrição
3. Troque o atributo Situação da venda por Etapa
4. Escolha a etapa do quadro de vendas que representa o pedido pronto para envio (por exemplo, uma etapa chamada "Rota Exata")
5. Clique em Aplicar e salve a automação

Com esse critério, a venda é enviada ao Rota Exata assim que chega na etapa escolhida, mesmo sem NF-e emitida. Veja mais sobre critérios de inscrição em Configurando uma automação.

Atenção: os passos Atrasar 10 minutos e Ainda autorizada?, que aguardam e confirmam que a nota continua autorizada antes do envio, dependem de haver uma NF-e associada. Remova esses passos da automação ao disparar pela etapa, e revise o fluxo do seu quadro de vendas para evitar reenvios indesejados caso o cartão volte para essa etapa.

Alterando ou removendo a integração

Para trocar usuário ou senha:

1. Clique na Engrenagem no menu superior → selecione Loja de Apps
2. Localize o app Rota Exata → clique em Editar
3. Atualize o Usuário do RotaExata ou a Senha → clique em Salvar

Para desinstalar o app:

1. Clique na Engrenagem no menu superior → selecione Loja de Apps
2. Localize o app Rota Exata → clique em Desinstalar
3. Clique em Sim, faça isso!

As automações que usam o passo Envia NF para o RotaExata continuam existindo após a desinstalação, mas o passo deixa de funcionar até o app ser reinstalado.

Identificando o destino no Rota Exata

A cada envio, o Fácil123 manda os dados do cliente da nota (nome, documento e endereço) para o Rota Exata.

Antes de criar um destino novo, o sistema verifica se esse cliente já existe no Rota Exata, buscando pelo código interno (o identificador do cliente no Fácil123) e pelo CNPJ ou CPF. Se encontrar, reaproveita o destino existente. Se não encontrar, cria um novo.

O endereço enviado é sempre o que está no cadastro do cliente no Fácil123, e ele substitui qualquer ajuste feito manualmente no Rota Exata a cada novo envio. Para corrigir o endereço de entrega, faça a alteração no cadastro do cliente dentro do Fácil123.

Perguntas e respostas

1 - A automação que vem instalada é obrigatória?
R: Não. Ela é só um ponto de partida. Você pode editar, desativar ou apagar e construir a sua própria automação usando o passo Envia NF para o RotaExata.

2 - Posso ter mais de uma automação enviando notas para o Rota Exata?
R: Pode. Cada automação avalia seu próprio critério de inscrição e usa o passo Envia NF para o RotaExata como qualquer outro passo.

3 - Como mudo a data que o Rota Exata usa para programar a visita?
R: Edite o passo Envia NF para o RotaExata dentro da automação e troque o Atributo data da visita no RotaExata pelo campo que você quer usar.

4 - Posso enviar notas antigas que já estavam autorizadas antes da instalação?
R: Não. A automação envia apenas as notas que se inscreverem nela depois da instalação.

5 - Por que apareciam destinos duplicados no Rota Exata?
R: Isso acontecia quando o cliente também tinha sido cadastrado manualmente no Rota Exata, sem vínculo com o Fácil123. O Fácil123 procura o destino pelo código interno e pelo CNPJ ou CPF antes de criar um novo, então o destino existente é reaproveitado em vez de gerar uma cópia.

6 - Corrigi o endereço de um cliente direto no Rota Exata e ele voltou ao anterior. Por quê?
R: O endereço enviado é sempre o que está no cadastro do cliente no Fácil123, e ele prevalece a cada novo envio. Para que o endereço chegue certo ao Rota Exata, corrija-o no cadastro do cliente dentro do Fácil123.