Automações para Venda

As automações têm a intenção de realizar de forma automática trabalhos repetitivos que você e seu time executam diariamente.

As Automações para Venda têm como objeto da automação uma venda. Seja ela lançada agora, alterada agora, movida para determinada etapa, ou outro filtro que faça sentido para seu processo de vendas e de faturamento. Elas podem ser usadas de forma combinada para reduzir os trabalhos que são sempre executados de forma igual.

Envia WhatsApp NF autorizada

Quando a empresa envia por WhatsApp 100% das notas fiscais emitidas, essa automação é bastante útil. Ela evita erros humanos de não enviar a mensagem com o XML por esquecimento. Após alguns minutos da autorização da NF-e, a automação checa se a NF-e permanece autorizada. Se permanece autorizada, envia o WhatsApp com XML para os números cadastrados no cadastro do cliente. Com essa pausa, evita possíveis envios de notas autorizadas incorretamente, percebidas logo após a autorização.

Nota importante: Para automações que enviam mensagem de WhatsApp, é necessário que o WhatsApp Web esteja aberto em uma janela junto ao Fácil123 para que as mensagens sejam enviadas.

Altera data da emissão da venda para o dia de hoje

Quando a empresa lança o pedido num dia e emite a nota fiscal em outro, o vencimento das parcelas é calculado com base na data de emissão do pedido — não na data em que a nota é faturada. Isso faz com que as notas sejam emitidas com prazos menores do que o esperado pelo cliente, mesmo que a data de emissão seja alterada manualmente na hora de autorizar.

Com essa automação, o Fácil123 atualiza automaticamente a data de emissão da venda para o dia de hoje e recalcula os vencimentos das parcelas de acordo. Não é mais necessário acessar venda a venda para fazer esse ajuste antes de faturar.

Desloca os vencimentos das parcelas

Quando a nota é emitida num dia e a mercadoria sai em outro, o prazo combinado com o cliente costuma valer a partir da entrega — mas os vencimentos das parcelas continuam contados desde a emissão. O passo Deslocar vencimentos das parcelas resolve isso somando um número de dias ao vencimento de todas as parcelas da venda, preservando o intervalo entre elas.

Ao incluir o passo, escolha em Deslocar com base em uma das duas opções:

Diferença entre duas datas: informe os campos De e Para com dois atributos de data da venda. O deslocamento é a diferença em dias entre eles — por exemplo, De = Emissão e Para = Saiu/Entrou em desloca as parcelas exatamente pelos dias entre a emissão e a saída. Os dois campos abrem uma lista que traz apenas atributos de data, incluindo campos personalizados de data.
Informar dias: informe um número fixo de dias. Clicando no rótulo Valor você alterna para Fórmula e pode calcular os dias com uma fórmula. Se o resultado tiver casas decimais, a parte fracionada é descartada.

O gatilho mais comum é a venda entrar na etapa de faturamento, configurado no critério de inscrição da automação.

Nota importante: o deslocamento é cumulativo. Cada vez que a venda passar pela etapa, os vencimentos são deslocados de novo. Por isso, use um critério de inscrição restrito o suficiente para a venda entrar na automação uma única vez.

Alguns comportamentos a considerar:

Se uma das datas estiver vazia, ou se a diferença for zero, nada é alterado.
Se a venda tiver alguma parcela já liquidada, a alteração não é permitida e a execução falha — a venda é desinscrita da automação e o erro aparece no relatório de execuções.
Nota fiscal autorizada não impede o deslocamento, desde que as parcelas estejam em aberto: o passo altera apenas as parcelas, não a venda.

Informa data e hora de saída

Usada em combinação com a alteração de data para o dia de hoje, às vezes é necessário além de ajustar a data para hoje, informar a data e hora de saída.

Autoriza a venda

A Autorização da NF-e pode ser realizada pela Automação. Nesse cenário, configuramos uma etapa de "Faturando". Ao mover a venda para essa etapa, a Automação irá autorizar essa venda. Ela pode ser combinada com outras automações, como a de alterar a data de emissão para hoje, informar a data de saída, autorizar a venda e mover para determinada etapa, por exemplo. Ela evita o trabalho de consultar a venda, clicar em Autorizar, aguardar autorizar e depois imprimir nota a nota. Usando essa automação, você pode usar as impressões em massa para agilizar todo o processo de faturamento.

Move a venda para determinada etapa

Mover a venda para determinada etapa pode ser útil em muitas etapas do processo de faturamento. Por exemplo: quando a venda já foi autorizada e deu certo com a operação, então a Automação move para uma etapa de entrega. Caso tenha dado algo errado com a autorização, a venda permanecerá na etapa original.

Cria Produção para cada item da venda

Essa automação é utilizada para produtos cuja produção é sob demanda, ou seja, não serão produzidos para a empresa ter em estoque, serão produzidos apenas quando houver o pedido do cliente. Nesse cenário o que gera a necessidade de produção é sempre uma venda realizada. E essa produção está sempre diretamente ligada à uma venda.

A empresa pode usar o "Criar produção" manualmente dentro de uma venda e criar a produção para cada item. Ou pode usar a automação que irá gerar a produção de todos os itens da venda. É possível criar filtros para decidir quais produtos devem ou não devem criar produções automáticas. Exemplos: criar produção apenas do tipo do item "Produtos Acabados" e não criar dos tipo do item "Mercadoria para revenda", ou ainda de determinada família, ou ainda criar um campo personalizado para decidir isso.

É possível também, com essa automação, copiar informações adicionais do item da venda para a observação da produção. Essa automação pode ser usada combinada com a automação Sinaliza em Vendas que a Produção gerada pela venda finalizou.

Monta o kit a cada venda

Essa automação é útil para quem vende kits formados por produtos diferentes. Por exemplo, um "Kit mini pizza" com 2 mini pizzas de frango, 2 de carne e 2 de queijo.

O kit é cadastrado como um produto próprio. Sempre que ele é vendido, a automação gera uma produção do kit. Combinada com a automação Preencher o consumido e o produzido, essa produção é finalizada sozinha e baixa do estoque os itens que compõem o kit. Assim, você não precisa montar os kits antes de vender.

O estoque do kit fica sempre zerado, já que ele é montado e vendido ao mesmo tempo. Cada item continua sendo um produto independente e pode ser vendido avulso normalmente.

Duplicar venda

Esta automação permite criar sistemas de vendas recorrentes ou transferir a venda de um licenciado da mesma organização. A opção para informar o licenciado de destino só aparecerá se o aplicativo multilicenciado estiver habilitado.

Um cenário comum de ser utilizado é quando temos vendedores externos que não tomarão a decisão sobre o faturamento da venda. Com essa automação, ele pode digitar todas as vendas sempre da mesma forma, na mesma empresa e a automação, junto com o administrativo da empresa, decide por qual empresa irá ocorrer o faturamento e a automação duplica. Ou ainda, quando há necessidade de centralizar operações como estoque.

Nota importante: Para que a duplicação funcione corretamente, a empresa de destino deve ter os mesmos cadastros usados na venda de origem: uma etapa de venda com o mesmo nome, os meios de pagamento com os mesmos nomes (incluindo letras maiúsculas e minúsculas) caso a venda tenha parcelas, e um canal de vendas com o mesmo nome caso a venda tenha canal de vendas. Se algum desses itens estiver ausente ou com nome diferente, a venda não será duplicada e a conta a receber não será gerada.

Caso de uso: vendas recorrentes automatizadas

Isso é útil para pedidos recorrentes, quando um cliente final compra sempre os mesmos produtos em um período regular, como todos os dias ou em dias fixos da semana. Você pode montar um fluxo que gera a venda automaticamente e já envia o rascunho direto para o WhatsApp desse cliente, sem precisar lançar tudo de novo a cada pedido.

O fluxo combina três automações:

No cadastro do cliente, crie um campo personalizado para guardar o ID da "venda modelo": a venda com os produtos que ele sempre compra
Configure uma automação por segmento agendada para rodar todos os dias (ou nos dias que você definir), que busca essas vendas modelo e usa o comando Duplicar venda para clonar cada uma
Configure uma segunda automação, acionada pela venda recém-duplicada, usando Move a venda para determinada etapa para colocá-la na etapa correta do seu quadro
Configure o envio automático da venda por WhatsApp para que o rascunho da venda duplicada chegue direto no WhatsApp do cliente

Se a recorrência não for diária para todos os clientes, use campos personalizados adicionais no cadastro do cliente para guardar a frequência de cada um.

Nota importante: o critério dessa automação por segmento só pode ser configurado pelo suporte do Fácil123.

Troca o depósito automaticamente conforme a cidade do cliente

Quando a empresa opera com Multidepósito e cada cidade é atendida por um depósito específico, é possível automatizar essa troca. A automação é acionada quando a venda avança para uma etapa definida no Quadro de Vendas e verifica a cidade do cliente. Se o cliente for da cidade configurada, o sistema troca automaticamente o depósito da venda — sem nenhuma intervenção manual.

Perguntas e respostas

1 - As notas estão sendo emitidas com prazo menor do que o combinado com o cliente. O que pode estar acontecendo?
R: O vencimento das parcelas é calculado com base na data de emissão do pedido, não na data em que a nota é faturada. Se o pedido foi lançado vários dias antes da autorização da nota, o prazo já terá "corrido" desde aquela data. A automação Altera data da emissão da venda para o dia de hoje resolve esse problema atualizando a data e recalculando os vencimentos automaticamente no momento do faturamento. Se a emissão precisa ser preservada, use o passo Deslocar vencimentos das parcelas para contar o prazo a partir de outra data, como a de saída. Essas automações estão disponíveis nos planos Profissional e Enterprise.

2 - Quero que o prazo conte a partir da entrega, e não da emissão. Como faço?
R: Preencha a data de entrega no campo Saiu/Entrou em da venda e use o passo Deslocar vencimentos das parcelas no modo Diferença entre duas datas, com De = Emissão e Para = Saiu/Entrou em. Ao entrar na etapa configurada, todas as parcelas são deslocadas por essa diferença, mantendo o intervalo entre elas. A emissão da venda não é alterada, então o passo também serve para nota fiscal já autorizada.

3 - Automações está disponível no meu plano?
R: Automações está disponível nos Planos Profissional e Enterprise. No Plano Profissional estão disponíveis 3 automações. E no Enterprise estão disponíveis 50 automações. Para saber mais sobre planos: Planos e Preços