Multiempresa

A funcionalidade de Multiempresa no Fácil123, também conhecida como multilicença ou multilicenciado, permite o compartilhamento de cadastros entre diferentes CNPJs de uma mesma organização. Isso significa menos retrabalho, mais agilidade e centralização das informações em um só lugar.

A configuração é feita por meio de uma Organização, que agrupa os licenciados (CNPJs) que irão trabalhar em conjunto.

Habilitando o Multilicenciado

O Multilicenciado é um app da Loja de Apps. Para habilitá-lo:

No menu superior, clique na Engrenagem → clique em Loja de Apps.
Na categoria Diversos, encontre o Multilicenciado e clique em Instalar na organização.

O app é instalado para a organização inteira, e não em cada empresa separadamente. Basta instalar uma vez: os recursos ficam disponíveis em todos os CNPJs do grupo, como a coluna e o filtro de licenciado na consulta do estoque, o menu de transferência de estoque e o campo de licenciado de destino na automação para duplicar venda.

Da mesma forma, ao clicar em Desinstalar da organização o app sai de todas as empresas de uma vez. Os cadastros compartilhados continuam compartilhados mesmo depois da desinstalação, porque pertencem à organização e não ao app.

Benefícios do Multiempresa

Cadastro unificado de pessoas e produtos: Não precisa mais cadastrar clientes e produtos em cada CNPJ. Cadastrou uma vez, está disponível para todos.
Facilidade de navegação entre CNPJs: Esqueça o entra e sai do sistema. Basta trocar de licenciado com poucos cliques.
Automação para duplicar vendas: Com o Multiempresa, você pode usar automações para duplicar vendas entre empresas quando necessário.
Consulta de estoque integrada: Visualize os estoques de todas as empresas em um único lugar, com a coluna e o filtro Licenciado para identificar cada uma. Sem o app, a consulta do estoque mostra apenas o estoque da empresa em que você está logado.
Transferência de estoque entre empresas: Faça transferências internas com facilidade para ajustes de estoque.
Relatórios personalizados: Crie relatórios com visão unificada dos dados de todas as empresas da organização.

Cadastros compartilhados

Estes cadastros são compartilhados entre todos os licenciados da organização:

Pessoas
Produtos
Custos dos produtos
Vendedores
Último código do produto
Família de produtos
Tabela de preços
Campos personalizados
Usuários
Contatos
Grupo de tributos padrão
Códigos dos produtos nas plataformas de e-commerce

Exemplo: se você cadastrar um vendedor na empresa A, ele estará disponível nas demais empresas da organização.

Importante:

Isso não é sincronização entre bancos de dados. É um único banco de dados compartilhado.
Tudo o que não consta nesta lista precisa ser configurado separadamente em cada empresa.
Conexões com API e contas bancárias, por exemplo, não são compartilhadas: cada empresa precisa da própria conta, com titularidade do próprio CNPJ. Saiba mais em Integrações com Bancos.

Unindo empresas que já usam o Fácil123

Quando duas empresas já trabalham no Fácil123 com bases separadas, instalar o Multilicenciado não junta os cadastros. O app só libera os recursos do Multiempresa. Para unificar as duas bases, a equipe do Fácil123 faz a junção das organizações.

Na junção, os cadastros iguais são mesclados e viram um só:

Pessoas são unidas pelo CPF ou CNPJ.
Produtos são unidos pelo código.
Campos personalizados são unidos pelo nome interno.
Tabelas de preços com o mesmo nome continuam separadas e uma delas recebe um complemento no nome, para você diferenciar.

Pessoas sem CPF ou CNPJ, produtos cadastrados com códigos diferentes em cada base e vendedores não são mesclados e ficam duplicados. Por isso, vale revisar esses cadastros antes da junção: preencha o CPF ou CNPJ das pessoas e use o mesmo código para o mesmo produto nas duas bases.

As vendas, os pedidos e o financeiro continuam na empresa em que foram registrados. Cada empresa vê só o próprio histórico, e para consultar o da outra basta trocar de licenciado. A exceção é a consulta do estoque, que mostra o estoque de todas as empresas.

Atenção: a junção das organizações é definitiva. Mesmo que o Multilicenciado seja desinstalado depois, pessoas, produtos, tabelas de preços e campos personalizados continuam compartilhados entre as empresas.

Recursos e limites entre as empresas

Quando as empresas da organização estão em planos diferentes, cada uma tem acesso aos recursos liberados pelo próprio plano. O que vale é sempre o plano da empresa em que você está trabalhando, mesmo quando o cadastro é compartilhado com outra empresa da organização. Para saber o que cada plano inclui, consulte a página de planos e preços.

Os limites de quantidade do plano seguem duas regras:

Usuários e campos personalizados seguem o limite somado de todas as empresas da organização.
Automações, quadros de vendas, compras e produção e relatórios personalizados seguem o limite de cada empresa.

Exemplo: se a empresa A tem direito a 3 usuários e a B tem 10, juntas podem cadastrar até 13 usuários, mesmo que todos estejam em apenas uma das empresas.

Depósitos: cada empresa tem um depósito. Com o Multilicenciado instalado, você já consegue ver os depósitos das empresas e fazer transferências de estoque entre elas. Para criar, editar ou excluir depósitos, a empresa precisa do app Multidepósito ativo.

Tributação no Multiempresa

Os produtos são compartilhados, mas a tributação é individual em cada CNPJ.

Importante: o campo TIPO DO ITEM é compartilhado. Se o mesmo produto tiver classificações diferentes entre empresas (ex: revenda em uma e produção em outra), o Multiempresa pode NÃO ser a melhor opção.

Custos variáveis no Multiempresa

Os custos dos produtos também são compartilhados. Se uma compra é registrada com novo custo em um CNPJ, esse custo será refletido nas demais empresas.

Estoques e Lotes

O cadastro de produtos é compartilhado.
O estoque é individual por licenciado.
O lote e validade são compartilhados, mas a quantidade é individual.

Exemplo: o lote XYZ vence em 12/10/2025 em todos os licenciados. Porém, pode haver 10 unidades no licenciado 1 e 3 no licenciado 2.

Automações

Ao alterar uma venda, pessoa, produção ou transação financeira, o sistema verifica se o item pertence à organização ou ao licenciado:

Se for da organização, as automações de todos os licenciados serão consideradas.
Se for do licenciado, apenas as automações dele serão acionadas.

Plataformas de vendas

A plataforma de vendas pertence ao licenciado. É preciso estar logado no licenciado correto para configurar ou consultar pedidos.
As vendas são registradas no licenciado onde a plataforma está configurada.
O código do produto nas plataformas é compartilhado. No cadastro de produtos, é possível ver e configurar os códigos para todas as plataformas da organização.

Último código do produto

A sugestão de código para produtos é única e compartilhada entre os licenciados da organização.

Fichas técnicas

As fichas técnicas não são compartilhadas. Se você faz produção em mais de um CNPJ, será necessário cadastrar as fichas em cada empresa separadamente.

Grupo de tributos padrão

Ao configurar um grupo de tributos padrão, ele será aplicado a todos os licenciados da organização.

Se cada CNPJ precisar de um grupo diferente, é necessário definir isso manualmente em cada produto.

Relatórios personalizados no Multiempresa

Com o Multiempresa, é possível criar relatórios personalizados que exibem dados de todas as empresas da organização em uma única visualização. Por exemplo, um relatório de faturamento unificando dois CNPJs.

Como funciona a cota de relatórios:

O relatório pertence à base em que foi criado. Somente essa base consome cota de relatórios personalizados, e o relatório só fica disponível nela.

Exemplo: você cria um relatório na base da empresa A com dados das empresas A e B. A cota é descontada apenas da empresa A, e o relatório estará disponível somente na base da empresa A. Se quiser que o relatório também esteja disponível na base da empresa B, será preciso criá-lo novamente nessa base, e aí a cota das duas licenças é consumida.

Se precisar de ajuda para configurar sua organização Multiempresa ou entender se essa opção faz sentido para sua empresa, fale com nosso time de suporte. Estamos aqui pra facilitar sua gestão!