Com o Fácil123 sua empresa tem uma tarefa a menos para fazer: enviar as notas para a contabilidade.
Temos duas maneiras de fazer isso de maneira automatizada:
- Enviar via e-mail as notas emitidas, todo mês
- Download via sistema da contabilidade
Verifique junto a sua contabilidade qual melhor opção.
Enviar via e-mail as notas emitidas
O que é enviado
São enviadas:
- NF-e e NFC-e emitidas e autorizadas no mês
- Notas de estorno e devolução
- XML de cancelamento das notas canceladas
Não são enviadas:
- Notas de compras e consumo (NF-e de entrada recebidas pela empresa)
- XML da nota original cancelada — apenas o XML de cancelamento é enviado
Para enviar as notas de compras e consumo, baixe o XML das compras do período na tela de Compras e envie manualmente para a contabilidade. Veja como em Baixando vários arquivos XML.
Como funciona
Enviaremos automaticamente, todo dia 01 do mês subsequente, suas notas (DANFE + XML) para o e-mail cadastrado nas configurações da contabilidade.
Todo dia primeiro de cada mês, no início da manhã, o sistema verificará se existe contabilidade configurada e se houve notas emitidas. Se sim para ambos, o e-mail será enviado automaticamente. Veja aqui como ativar essa funcionalidade.
Na mensagem enviada por e-mail, estará o link do arquivo, que pode ser baixado e extraído no computador. Este link tem validade de 30 dias.
Envio manual
Caso sua contabilidade não tenha recebido os e-mails contendo os XML das notas emitidas, você pode tentar fazer o envio manualmente.
Nas configurações da contabilidade passe o mouse sobre a opção "Enviar mensalmente os arquivos da NF-e / NFC-e por e-mail e depois clique em Enviar agora.
Recomendação
Antes de ligar o envio de e-mail automático para a contabilidade, sugerimos confirmar que eles desejam receber este e-mail. Caso contrário, a contabilidade poderia nos marcar como SPAM. Caso muitas contabilidades nos reportem como SPAM, a entregabilidade geral de todos os e-mails do Fácil123 poderia ser comprometida.
Quando as Notas são enviadas
Para garantir que todas as notas sejam enviadas para a contabilidade, o critério adotado é a data da última comunicação da nota com a SEFAZ: a autorização, o cancelamento ou a carta de correção, o que tiver acontecido por último.
Ou seja, no dia 1º do mês subsequente são enviadas para a contabilidade todas as notas que se comunicaram com a SEFAZ do dia 1º ao último dia do mês anterior. A data de emissão não é critério, pois haveria risco de alguma nota não ser enviada.
Exemplo: Se uma nota foi emitida em 31/01, mas só autorizada em 02/02, ela será enviada no fechamento de fevereiro (em 01/03).
Caso seja necessário autorizar uma NF-e com data retroativa do mês anterior, envie a nota manualmente para contabilidade, informando que foi emitida em uma data e autorizada em outra data.
Notas antigas que voltam a ser enviadas
Uma nota já enviada em um mês anterior aparece novamente no envio quando recebe uma carta de correção ou é cancelada, porque essas operações são uma nova comunicação com a SEFAZ. É assim que a contabilidade fica sabendo que a nota mudou.
Exemplo: Uma nota autorizada em julho de um ano foi enviada no fechamento daquele mês. Se você emitir uma carta de correção para ela em 13 de março do ano seguinte, ela será enviada outra vez no fechamento de março — mesmo tendo sido emitida muito antes.
Se uma nota antiga apareceu no envio e você não esperava por isso, confira se alguém emitiu uma carta de correção ou cancelou a nota naquele mês.
Arquivo enviado para contabilidade – XML de cancelamento
Quando uma nota é cancelada, o arquivo enviado para a contabilidade é o XML do Cancelamento, não é enviado o XML da Nota Cancelada.
O XML de Cancelamento segue todas normas técnicas e layout de acordo com os documentos: Legislação CONFAZ – AJUSTE SINIEF 17, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2016, Nota Técnica 2011.006 e Manual de Orientação do Contribuinte.
Download via sistema da contabilidade
A maioria dos sistemas contábeis atualmente faz download dos documentos que referenciam o CNPJ da contabilidade em junto ao SEFAZ.
Ao informar o CNPJ da contabilidade dentro do XML das suas notas, teoricamente o sistema da contabilidade pode efetuar o download automaticamente. Antes de tentar utilizar este recurso, verifique se o sistema da sua contabilidade é compátivel.
Veja aqui como habilitar o CNPJ no XML das suas notas.
Conferindo notas enviadas
Se as notas enviadas não estiverem batendo com o valor que a sua contabilidade somou, tem algumas informações que precisam ser conferidas:
- Colunas do quadro que não totalizam como vendas: Confira se tem NF-es autorizadas em colunas que não totalizam como vendas. Se tiver, essas vendas não irão somar.
- Vendas marcadas como "não totalizar como venda": Vendas marcadas para não totalizar como venda, não serão somadas.
- NF-es em etapas que não deveriam estar: NF-es que estão em etapas como orçamento, não irão somar.
- NF-es autorizadas após a virada do mês: As notas são enviadas conforme a data de comunicação com a SEFAZ, não de emissão. Saiba mais aqui.
- Notas de meses anteriores com carta de correção ou cancelamento: Essas notas são enviadas de novo no mês da correção ou do cancelamento, e não devem ser somadas outra vez. Saiba mais aqui.
- Notas de estorno/devolução referente a notas do mês anterior: Se tiver notas de estorno/devolução, a contabilidade deve abater o valor dessas notas e não somar.
- NF-es canceladas: Confira se a soma da contabilidade está abatendo as notas canceladas.
- NF-es com natureza de operação de saída marcadas como entrada: Procure por notas com natureza de operação de saída que estejam marcadas como entrada.
Se mesmo após fazer todas as conferências você ainda tiver dúvidas, nosso suporte poderá te ajudar.
Perguntas e respostas
1 - O que devo fazer se precisar emitir uma nota com data retroativa?
R: Quando houver a emissão de uma nota com data retroativa, entre em contato com a sua contabilidade. Eles irão orientar se é necessário fazer o envio manual da nota ou se é melhor aguardar o envio automático, que acontece assim que a autorização for concluída.
2 - Se eu precisar enviar documentos com períodos diferentes do mês anterior, como posso fazer?
R: Nesse caso você poderá fazer download dos documentos para o período desejado, e enviar manualmente para contabilidade via e-mail.
Veja aqui como fazer download dos arquivos XML das notas, inclusive das notas canceladas.
3 - Como faço download do XML de cancelamento de uma NF-e/NFC-e? Posso fazer download do XML diretamente na tela do Fácil123?
R: Sim. O Download do XML da tela da venda vale só para vendas autorizadas, mas o Baixar arquivos XML da tela de Vendas baixa o XML de cancelamento junto com o XML da nota autorizada. Veja Baixando o XML das notas canceladas.