Importação automática de compras

Com o Fácil123 você não precisa mais aguardar as notas dos fornecedores chegarem na sua empresa para depois lançá-las.

O buscador de notas fiscais de compra do Fácil123 consulta na SEFAZ as notas recebidas, emitidas contra o CNPJ da sua empresa, e importa o XML automaticamente, sem sua interação.

Qual é o seu caso?

Veja neste vídeo como utilizar a funcionalidade:

Se desejar você pode fazer a impressão do DANFE das compras importadas automaticamente, veja nesse material como fazer.

Habilitando o APP

Para utilizar essa funcionalidade é necessário instalar o app Importação automática de compras na Loja de Apps.

Antes de instalar, verifique se o quadro já possui uma etapa chamada Conferir. É essa etapa que recomendamos usar para receber as compras importadas automaticamente. Se ela ainda não existir, crie essa etapa antes de continuar.

1. No menu superior, clique na Engrenagem → clique em Loja de Apps
2. Localize o app Importação automática de compras → clique em Instalar
3. Selecione o Quadro para importação automática de compras
4. Selecione a Etapa para importação automática de compras
5. Selecione se deseja Importar automaticamente lote sugerido → clique em Salvar

Importante: O importador automático de compras funciona somente para empresas que utilizam o certificado digital tipo A1.

Informações sobre lote sugerido

Sobre a opção de importar automaticamente o lote sugerido, as opções são:

• Não definir: O sistema não preencherá o lote automaticamente.
• Usar as tags de lote: O sistema usará apenas as tags específicas de lote da NF-e. Isso funcionará bem para medicamentos e matérias-primas farmacêuticas.
• Tentar adivinhar: O sistema priorizará o uso das tags específicas de lote da NF-e. Caso não haja, ele tentará adivinhar o lote a partir das informações complementares e nome do produto usando inteligência artificial. Algumas vezes a sugestão pode não ser boa.

Informações sobre etapa padrão

Ao definir a etapa padrão para compras importadas automaticamente é preciso considerar que a mesma deve ser analisada antes de ser registrada como uma compra.

Sugerimos então que a etapa Conferir seja configurada para que não gere financeiro, não movimente estoque, não atualize custos e nem considere no planejamento de produção, antes da sua conferência.

Sobre a importação automática de compras

• Na primeira vez que a importação automática de compras for acionada, o sistema busca todas as notas emitidas para o CNPJ da empresa, incluindo compras retroativas. Por isso, é importante validar a etapa Conferir também nos meses anteriores.
• Toda sincronização (não só a primeira) rebusca 100% das notas disponíveis na Receita. Por isso, notas que você já lançou manualmente antes de serem importadas podem aparecer de novo na etapa Conferir; nesse caso, é só excluir a compra.
• São importadas apenas notas de operações normais, como compras de mercadorias. Notas complementares, de demonstração, brindes, devolução e de ajuste não são importadas automaticamente.
• A importação automática tem o mesmo comportamento da importação manual do XML, mas sem você precisar buscar o XML com o fornecedor: o Fácil123 importa a NF-e automaticamente.
• Depois que o XML for importado na etapa Conferir, é necessário revisar a nota, os dados do fornecedor, associar itens (caso sejam compras nunca lançadas via XML) e informar o método de pagamento, caso não exista.

Veja também esses materiais para facilitar sua jornada com as notas de compras importadas:

• Registrando uma compra usando o XML, para saber como fazer a conferência da importação.
• Vinculando produtos na compra, para entender o vínculo de produtos.
• Usando rascunho de compras, para entender como funciona a compra salva como rascunho.
• Usando quadro de compras, para entender a dinâmica e utilização do quadro.

Regras de funcionamento

• Os fornecedores são cadastrados automaticamente caso eles não existam no sistema.
• Se o produto já estiver cadastrado e já tiver sido usado em outra compra, o Fácil123 faz o vínculo automaticamente. Veja como esse vínculo funciona em Vinculando produtos na compra.
• As conversões de unidades de medida também acontecem automaticamente para os produtos conhecidos pelo sistema.
• Importações de compras que ficarem com algum produto pendente de vínculo são marcadas como rascunho.
• Notas de frete e de serviço não são importadas automaticamente. Nesses casos, registre o valor fazendo o lançamento manual de uma compra ou diretamente no financeiro.
• O importador registra os XMLs das notas de saída do fornecedor, que correspondem às notas de entrada no Fácil123.
• O importador automático deve ser usado apenas no Fácil123. Se você tiver outro sistema fazendo essa importação, ou até a sua contabilidade, ocorrerão erros na importação. A SEFAZ só permite que um local faça esse download.

Alterando configurações da importação automática de compras

Você pode alterar essas configurações a qualquer momento:

1. No menu superior, clique na Engrenagem → clique em Loja de Apps
2. Localize o app Importação automática de compras → clique no ícone de editar (lápis)
3. Faça as alterações necessárias
4. Clique em Salvar

Consultando compras importadas

Para visualizar as importações:

1. Clique em Compras
2. Clique em Quadro
3. Na etapa selecionada na configuração do app estarão as compras importadas automaticamente.

Se você consultar pela tela de Compras no modo Tabela, vai ver 100% das compras, sem diferenciar a etapa em que estão. Só o quadro diferencia as compras por etapa.

Enviando a compra importada para o financeiro

Existem duas formas de mandar a compra da etapa Conferir para o financeiro:

• Movendo de etapa diretamente no quadro.
• Alterando a compra.

Movendo no quadro costuma ser mais rápido. Mas se você já está consultando, editando ou conferindo a compra, pode ser mais prático fazer por dentro da própria compra.

Excluindo uma compra importada automaticamente

Se sua empresa faz o lançamento de todas as compras, é muito provável que apareçam notas que já foram registradas anteriormente. Nesse caso é só excluir a compra da etapa Conferir.

Quando o fornecedor emite uma nota errada

Se o fornecedor emitiu uma nota fiscal errada e depois a correta, a nota errada pode ser importada pelo Fácil123, porque continua autorizada na SEFAZ até ser cancelada. Nesse caso, confirme com o fornecedor se ela já foi cancelada.

• Se a nota foi cancelada, é só excluir a compra da nota errada na etapa Conferir.
• Se a nota não foi cancelada, peça ao fornecedor que faça o cancelamento ou confira com a sua contabilidade se é necessário emitir uma nota de devolução. Isso vale mesmo que a compra ainda esteja na etapa Conferir, já que a etapa do quadro só define o que acontece dentro do Fácil123.

Notificação de erros das importações automáticas de compras

Caso deseje é possível ser notificado sempre que alguma importação automática de compras não concluir com sucesso.

Assim, como em outros APPs da Loja de Aplicativos, é possível ser notificado via Central, E-mail e/ou Chat.

A pessoa responsável pelas configurações do sistema pode habilitar as notificações das importações para seu usuário.

Log das integrações das importações automáticas de compras

Sempre que for notificado com algum erro na importação automática de compras, é possível verificar esses registros nos Logs das Integrações, é só clicar na notificação e você será direcionado para o log desse erro.

Para consultar todas as últimas importações:

1. No menu superior, clique na sua foto
2. Clique em Log das Integrações
3. Aplique os filtros que desejar e confira os registros.

No exemplo abaixo o filtro aplicado foi: Logs com sucesso e tipo PJBank.

Desativando a importação automática de compras

Siga os passos abaixo para desativar a importação automática de compras:

1. No menu superior, clique na Engrenagem → clique em Loja de Apps
2. Localize o app Importação automática de compras → clique em Desinstalar
3. Clique em Sim, faça isso!

Por que uma nota autorizada ainda não foi importada

Às vezes uma nota de compra aparece como autorizada numa consulta pela chave de acesso, mas ainda não chegou na etapa Conferir. Isso não significa que a nota foi perdida ou que há uma falha na importação automática: existe um caminho que ela percorre entre ser autorizada e ficar disponível para o Fácil123 importar, e esse caminho pode levar algum tempo.

Entendendo o caminho da nota até o Fácil123

A nota fiscal eletrônica não passa por um único sistema da SEFAZ. Ela passa por três sistemas independentes, que se comunicam entre si de tempos em tempos:

• SEFAZ do estado: autoriza a nota.
• Ambiente Nacional: recebe uma cópia da nota autorizada. É nele que funciona a consulta pela chave de acesso.
• Distribuição de DF-e: um serviço paralelo de eventos, de onde o Fácil123 lê para fazer a importação automática.

Por isso, ver a nota autorizada numa consulta pela chave de acesso não significa que ela já está disponível para o Fácil123 importar: são sistemas diferentes, com tempos de sincronização diferentes. Em casos mais raros, a nota pode até demorar a aparecer na própria consulta da SEFAZ do estado onde foi autorizada, antes mesmo de chegar no Ambiente Nacional.

Consultando e não encontrando nenhum documento novo

Enquanto a distribuição de eventos ainda não recebeu a nota, uma consulta pode retornar que não há documentos novos disponíveis naquele momento (identificado também pelo código 137). Isso é uma resposta normal da SEFAZ, não um erro: significa apenas que, até aquele momento, a SEFAZ ainda não entregou nenhuma nota nova para esse CNPJ. A próxima consulta automática volta a trazer o resultado normalmente assim que a nota for entregue.

Erros na importação

Erro: Consumo indevido no download dos eventos de DF-e iniciando no nsu #XXX

A SEFAZ exige um intervalo de aproximadamente 1 hora entre as consultas às notas fiscais de um mesmo CNPJ. Quando uma consulta chega antes desse intervalo, ela é recusada com esse aviso.

Você não precisa fazer nada. Nenhuma nota é perdida: a SEFAZ mantém os documentos disponíveis e o Fácil123 baixa tudo na consulta seguinte.

Se o aviso se repetir por vários dias seguidos, vale verificar se algum outro sistema (o da contabilidade, por exemplo) também está baixando as notas desse mesmo CNPJ, porque as consultas dele consomem o mesmo limite. Se não houver nenhum outro, avise o nosso suporte para que a gente investigue.

Perguntas e respostas

1 - Sei que tenho uma compra com nota emitida, mas ela ainda não foi importada, o que fazer?
R: As notas a serem importadas automaticamente podem levar algumas horas até serem carregadas, porque passam por um caminho entre a SEFAZ e o Fácil123 antes de ficarem disponíveis para importação. Recomendamos aguardar em torno de três horas. Entenda esse caminho em Por que uma nota autorizada ainda não foi importada.

2 - Notas de remessa de industrialização serão importadas?
R: Sim. Não são importadas automaticamente as notas complementares, de devolução e de ajuste.

3 - Qual o comportamento do Fácil123 com a importação automática de compra quando uma NF-e for cancelada?
R: Se a nota for cancelada depois de ter sido importada automaticamente, o Fácil123 não fará nenhuma ação, pois já importou a nota quando ela estava autorizada e disponível na SEFAZ. Neste caso a compra poderá ser excluída manualmente. Lembrando que notas canceladas não são importadas.

4 - O importador automático trouxe notas cujo destinatário não é a minha empresa. Por que isso acontece?
R: O Fácil123 irá importar também notas das quais a empresa é participante do XML. Se o CNPJ da empresa consta como autorizado para o XML ou se for o transportador, será importada. Se não for o desejado, é só excluir a compra.