Registrando uma compra manualmente

Em alguns casos você pode não ter o arquivo XML da nota recebida para lançar sua compra no sistema. Nesses casos, para manter suas compras registradas no sistema você pode fazer a inclusão manualmente.

A conversão automática ocorre apenas na importação do XML, pois é nele que consta a unidade utilizada pelo fornecedor. Nas compras lançadas manualmente, o sistema considera exclusivamente a unidade cadastrada do produto. Por isso, informe a quantidade já convertida de acordo com essa unidade, já que ela será a única utilizada no estoque e nos cálculos.

Qual é o seu caso?

Incluindo a compra

1. No menu superior, clique em Compras → Compras.
2. Clique em Incluir → NF-e.
3. Preencha os dados da nota, os produtos e as parcelas do pagamento.
4. Clique em Salvar.

O Incluir pergunta o tipo da nota: NF-e para compra de mercadoria e NFS-e para compra de serviço. O tipo não pode ser alterado depois que a compra é incluída.

A etapa essencial para o sucesso do seu negócio

Descubra em nosso artigo como o gerenciamento e o registro das compras pode ajudar sua empresa a crescer. — 3 minutos

Adicionar pessoa na tela de compras

Se você percebeu na hora de incluir sua compra que seu fornecedor ainda não está cadastrado no Fácil123, é possível adicionar uma pessoa diretamente na tela de compras.

1. No campo Fornecedor role a barra até o fim ou pesquise pelo nome do fornecedor
2. Clique em Adicionar pessoa
3. Preencha os dados do fornecedor normalmente, como já faz na tela de cadastro de pessoas
4. Clique em Salvar

E pronto, o novo fornecedor já está cadastrado no sistema e selecionado na inclusão da sua compra.

Editando pessoa na tela de compras

Após incluir o fornecedor da compra você pode fazer alterações no cadastro de pessoa, caso seja necessário. Para isso você já precisa ter preenchido o fornecedor.

1. Ao lado do campo Fornecedor clique no Lápis
2. Faça as alterações que desejar
3. Clique em Salvar

Buscando fornecedor na tela de compras

Ao pesquisar pelo fornecedor da sua compra você tem o Nome, CNPJ/CPF e Cidade do seu fornecedor. Para facilitar ainda mais, logo abaixo do Nome/Razão Social é possível visualizar o Nome Fantasia cadastrado.

Caso não haja nome fantasia cadastrado para o fornecedor, será exibido somente a razão social do mesmo.

Alterando um produto na compra

Na consulta de uma compra é possível abrir o cadastro de um produto e alterá-lo.

1. Passe o mouse por cima de um item
2. Clique em Alterar produto

Aviso de compra duplicada

Ao preencher os campos Fornecedor, Série e Número na tela de compras, o Fácil123 verifica automaticamente se já existe uma compra do mesmo tipo (NF-e ou NFS-e) registrada com essa mesma combinação. Caso encontre, um aviso "Compra duplicada!" é exibido com a mensagem: "Já existe uma compra registrada com este fornecedor, série e número. Para prosseguir, selecione uma das opções abaixo:"

Você tem duas opções:

• Ir para compra original: fecha o aviso e abre a compra já existente para consulta ou edição.
• Voltar: dispensa o aviso e permite continuar preenchendo o formulário atual.

Impostos na compra

Os campos de tributos de cada item na compra são preenchidos automaticamente quando a compra é registrada na importação do XML da NFe.

Mas, com o registro manual da compra, você pode realizar a digitação dos impostos de um item e com isso, o Fácil123 consegue compor o custo variável do produto com mais exatidão.

1. Clique nos três pontinhos ao lado do produto
2. Clique em Tributos para EFD
3. Preencha os campos dos tributos deste item
4. Clique em Alterar

Custo variável

As compras lançadas manualmente também atualizam o custo variável dos produtos, assim como as compras importadas via XML. Para entender como esse cálculo funciona, veja Custos variáveis.

Perguntas e respostas

1 - Quando devo registrar a compra? E quando lanço apenas no financeiro?
R: Indicamos que o registro das compras seja feito quando você precisar controlar o estoque do produto comprado ou para caso o produto faça parte do patrimônio da sua empresa. Para as despesas que não precisam controlar estoque basta registrá-la no financeiro. Se a despesa for um serviço com nota fiscal de serviço (NFS-e), você pode registrá-la como compra de serviço para manter o contas a pagar vinculado à nota.

2 - Consigo fazer uma manifestação das notas de entrada?
R: O Fácil123 não emite manifestos.

3 - Como posso enviar um pedido de compra para o fornecedor?
R: É possível fazer o envio do arquivo diretamente pela impressão de rascunhos. Confira como nesse material.

4 - Lancei uma compra e não gerou financeiro. O que aconteceu?
R: Só irá gerar financeiro se você estiver lançando a compra em uma etapa do quadro que está configurada para gerar financeiro. Se tiver dúvidas sobre o quadro Confira esse material.