Importação de dados

A ferramenta de importação do Fácil123 permite cadastrar ou atualizar em massa pessoas, produtos, famílias de produtos, categorias, contatos e transações financeiras a partir de um arquivo CSV. O processo de subir o arquivo é o mesmo para todos os tipos de dados: as seções abaixo trazem primeiro o passo a passo geral e, em seguida, as colunas e os cuidados específicos de cada tipo.

Formato de arquivo

O sistema aceita arquivos no formato CSV, compatível com Excel, Google Sheets, Apple Numbers, LibreOffice Calc e similares. Arquivos .xlsx não são aceitos diretamente, é necessário salvar ou exportar o arquivo em CSV antes de importar.

Preparando o arquivo no Excel

Para que o arquivo seja aceito, é necessário salvá-lo no formato CSV UTF-8.

Atenção: O importador do Fácil123 aceita apenas arquivos em formato CSV UTF-8. Arquivos em ISO-8859-1 ou outros formatos de codificação não serão importados.

Siga os passos:

1. Abra o arquivo no Excel.
2. Clique em Arquivo → Salvar Como.
3. No campo Tipo, selecione CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas) (*.csv).
4. Clique em Salvar.

Se não encontrar essa opção, exporte pelo Google Planilhas:
Arquivo → Fazer download → Valores separados por vírgula (.csv).

Processo de importação

1. Escolher arquivo CSV do computador
2. Selecionar tipo de formato (Google Spreadsheets, Microsoft Excel ou personalizado)
3. Clicar em "Avançar"
4. Validar pré-visualização e mapeamento de colunas
5. Importar

O arquivo deve conter apenas a coluna ID e as colunas que foram alteradas. Remova colunas não modificadas antes de importar.
Se forem acrescentadas colunas além dessas, o sistema não reconhecerá o conteúdo delas, apenas o das colunas padrão da planilha.

Pré-visualização e mapeamento

O sistema tenta identificar automaticamente se a primeira linha contém cabeçalhos. Se detectado, marca-o automaticamente. Você pode redirecionar ou ignorar colunas conforme necessário.

Atualização de registros

Quando o Fácil123 encontra registros existentes, atualiza-os com as novas informações.

Identificando o registro existente

O identificador pode ser:

• ID (se preenchido)
• Código (para produtos)
• CPF/CNPJ (para pessoas)

Deixar ID em branco indica novo registro. Os cuidados específicos de cada identificador (como o de código duplicado em produtos) estão na seção do respectivo tipo, mais abaixo.

Colunas em branco não limpam campos

O Fácil123 nunca limpa um campo através da importação: apenas as colunas preenchidas na planilha são aplicadas ao registro. Uma coluna em branco mantém o valor que o registro já tinha. Para remover o valor de um campo, edite o registro manualmente.

Tratamento de erros

Após importação, o sistema valida todos os dados. Registros com erro não são importados, mas aqueles corretos são contabilizados. Download de relatório de erros disponível em formato CSV.

Arquivo de importação inválido, verifique se o arquivo está no formato correto

Esse erro indica que o arquivo não está no formato CSV UTF-8. Abra o arquivo no Excel, vá em Arquivo → Salvar Como e selecione CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas) (*.csv). Se não encontrar essa opção, exporte o arquivo pelo Google Planilhas em Arquivo → Fazer download → Valores separados por vírgula (.csv).

Observações técnicas

• Separador decimal: vírgula (,)
• Separador de milhar: ponto (.)
• Exemplo: 1.000,00
• Arquivo deve estar em formato UTF-8

Retenção de dados

Arquivos importados permanecem salvos por 60 dias. Após esse período, registros são removidos, mas os dados importados persistem.

Importando cadastro de produtos

Colunas

• ID
• Nome
• Código
• Unidade
• Preço
• Volumes
• Peso
• NCM
• CEST
• Grupo de Tributos
• Origem
• Tipo do Item
• Estoque Mínimo
• EAN
• ICMS ST
• Custos Variáveis
• Arquivado
• Família
• Tipo do Produto
• Informações Complementares

Cuidado com códigos duplicados

Se a planilha importada contiver um produto com o mesmo código de um produto já cadastrado, o sistema sobrepõe todas as informações daquele cadastro.

Por exemplo: você tem o produto Bota com código 1. Se importar uma planilha com o produto Calça também com código 1, o Fácil123 atualiza o cadastro existente. O produto passa a se chamar Calça e todas as informações são substituídas, comprometendo o histórico de vendas e compras vinculado a ele.

Antes de importar, confira se os códigos da planilha não conflitam com os já existentes no sistema. Reimportar produtos não afeta pedidos e históricos já existentes, desde que não haja essa colisão de códigos.

Outras importações de produtos

• Exportando o cadastro de produtos: opções de exportação para gerar a planilha que você vai editar e reimportar
• Importando e exportando variações de produtos: para produtos com tamanho, cor ou modelo
• Como usar tabela de preços: para atualizar em massa o preço dos produtos em cada tabela de preços
• Configurando balança com o preço dos produtos: para exportar preços para balanças de pesagem

Importando cadastro de pessoas

Colunas

• ID
• Nome
• Nome Fantasia
• Tipo
• CNPJ
• CPF
• IE
• Telefone
• WhatsApp
• E-mails
• Endereço completo
• RG
• Data de nascimento
• Observações
• Vendedor
• Vendedor equivalente
• Vendedor equivalente ID
• Transportador
• Papéis (cliente/fornecedor/transportador/vendedor)

Importando pessoas de outro sistema

A planilha exportada de outro sistema tem colunas e formatos diferentes dos do Fácil123, e por isso as linhas voltam no arquivo de erros. Para importar sem erros, use como base a planilha no padrão do Fácil123:

1. Faça a exportação do cadastro de pessoas.
2. Copie os dados do outro sistema para as colunas correspondentes da planilha exportada.
3. Salve o arquivo em CSV UTF-8 e importe.

E-mails

Para informar mais de um e-mail na mesma linha, separe-os por vírgula, sem espaço entre eles, como em financeiro@empresa.com.br,contato@empresa.com.br.

Data de nascimento

Na coluna Data de nascimento, informe a data no formato dd/mm/aaaa, como em 19/07/1985. A coluna é opcional e também é aceita com o nome Nascimento. Na exportação do cadastro de pessoas, ela sempre sai como Data de nascimento.

• Se a data for futura ou o valor não for uma data, a linha não é importada e vai para o arquivo de erros.
• A data só é gravada para pessoa Física. Para pessoa Jurídica ou Estrangeira, a linha é importada normalmente, mas sem a data de nascimento.

Vendedor equivalente

Para vincular o vendedor equivalente de uma pessoa, preencha a coluna Vendedor equivalente (nome do vendedor cadastrado no sistema) ou a coluna Vendedor equivalente ID (ID do vendedor). Preencher uma das duas já é suficiente para o vínculo.

Importando famílias

Colunas

• ID
• Nome
• Família pai ID

Atenção: As colunas Produtos e Subfamílias, presentes na exportação, são apenas informativas e não são consideradas na importação.

Veja mais em Exportando e importando famílias.

Família não é válido

Esse erro indica que a família informada na planilha não está cadastrada no Fácil123. A importação não cria famílias novas (a família precisa existir previamente no sistema). Veja aqui como cadastrar as famílias e depois tente importar novamente.

Família pai não é válido

Esse erro aparece quando a Família pai ID informada na planilha não corresponde a nenhuma família existente. Confira o ID na coluna Família pai ID (use a exportação de famílias para conferir os IDs corretos) ou deixe o campo em branco para criar uma família raiz, e importe novamente.

Importando contatos

Colunas

• Nome
• Sobrenome
• E-mail
• ID da Pessoa
• Telefone
• WhatsApp
• Arquivado

Importando categorias

Colunas

• ID
• Nome
• Categoria pai ID

Atenção: A categoria pai precisa já existir no sistema antes de importar.

Veja os detalhes em Exportando e importando categorias.

Importando transações

Colunas

• ID
• Tipo
• Conta
• Titular
• Descrição
• Data
• Vence em
• Pago em
• Valor da categoria 1
• Categoria 1
• Realizado

Atenção: Não inclua a coluna Valor no arquivo de importação. Use apenas a coluna Valor da categoria 1.

Regra do sinal do valor:

• Pagamentos (saídas): valor negativo (ex: -150,00)
• Recebimentos (entradas): valor positivo (ex: 150,00)

Pago em

Preencher a coluna Pago em marca a transação como realizada na data informada, tanto ao criar uma transação nova quanto ao atualizar uma existente pelo ID. Deixe a coluna em branco para as transações que continuam em aberto.

A coluna Realizado sozinha não marca a transação como realizada: mesmo preenchida com "Sim", a transação continua em aberto se o Pago em estiver vazio.

Para dar baixa em vários lançamentos já cadastrados, veja Marcando vários lançamentos como realizados de uma vez.

Valor deve ser menor que 0

Esse erro ocorre ao importar pagamentos com o valor positivo. Confira o modelo correto abaixo:

Parcelas de uma mesma nota fiscal ou venda

Cada linha da planilha importada vira uma transação independente. O sistema não reconhece nem agrupa automaticamente parcelas de uma mesma nota fiscal ou venda: se você importar, por exemplo, as 10 linhas de uma NF parcelada em 10 vezes, cada linha é criada separadamente, sem nenhum vínculo com as demais.

Para identificar o parcelamento depois de importado, inclua na coluna Descrição uma referência à nota e ao número da parcela, como "NF 123 - parcela 01/10".

Para que o sistema reconheça a continuidade das parcelas, você deve lançar manualmente, pela função Repetir.