Cancelando uma nota ou venda

O cancelamento de um documento fiscal pode ser necessário por erro de digitação, cálculo incorreto de preços ou impostos, ou desistência do cliente.

Qual é o seu caso?

Temos um material específico onde você pode entender um pouco mais sobre as situações da Nota Fiscal como: cancelamento, correção, estorno, devolução, etc. Confira aqui.

Aprenda como cancelar uma venda ou nota a seguir:

Cancelando uma venda

1. No menu superior, clique em Vendas.
2. Clique em Vendas.
3. Clique na venda que deseja cancelar.
4. Clique em Cancelar.
5. Preencha a justificativa.
6. Clique em Confirmar.

Diferente do estorno, o cancelamento não gera uma nova NF-e: a nota original é marcada como cancelada diretamente junto à SEFAZ.

Enviando a nota cancelada para o cliente

Pode ser que o seu cliente solicite um comprovante de cancelamento da nota. Para tanto você vai precisar fazer uma consulta a parte do sistema.

Para realizar a consulta é necessário ter a Chave de acesso da nota cancelada. A chave de acesso é uma sequência de 44 dígitos que consta no XML da nota. Sendo assim, utilize a opção Enviar e-mail para enviar o XML da nota para o seu e-mail. Apague os e-mails do seu cliente e informe apenas o seu.

Consulte a caixa de entrada do seu e-mail e clique sobre o arquivo XML em anexo para abrir.

A chave de acesso aparecerá na segunda linha do arquivo, como podemos ver destacado na imagem abaixo.

Com essa informação em mãos, faça a consulta no Portal da NF-e. Digite a chave de acesso no campo Chave de Acesso da NF-e, faça a validação que você não é um robô e clique em Continuar.

Um pop-up aparecerá no topo da tela com uma mensagem informando que a nota consta cancelada. Aqui você já sabe que a nota realmente foi cancelada. Clique em OK para fechar essa mensagem.

Ao final da tela, em Situação Atual aparecerão as operações do emitente com relação à nota consultada. Inclusive a operação de cancelamento. Você pode utilizar esse documento para enviar ao seu cliente como o comprovante solicitado.

Erros ao cancelar uma venda

Ao cancelar uma venda alguns erros podem acontecer, abaixo mostramos alguns deles.

Erro: Rejeição: Confirmado o recebimento da NF-e pelo destinatário

Esse erro acontece porque o seu cliente já confirmou na SEFAZ o recebimento dessa venda. Para que você possa cancelar é preciso que seja feita a recusa na SEFAZ. Após seu cliente recusar a venda você poderá fazer o cancelamento.

Erro: Rejeição: Pedido de Cancelamento para NF-e com CT-e ou MDF-e

Esse erro acontece porque existe um documento de transporte (CT-e ou MDF-e) vinculado à NF-e. A SEFAZ não permite cancelar a NF-e enquanto houver um documento de transporte ativo atrelado a ela.

O que fazer:

Primeiro, identifique quem emitiu o documento de transporte:

• Se o CT-e ou MDF-e foi emitido por você: cancele o documento de transporte e tente cancelar a NF-e novamente.
• Se o CT-e ou MDF-e foi emitido pela transportadora: entre em contato com ela e solicite o cancelamento do documento antes de prosseguir.

Encerrar o MDF-e é diferente de cancelá-lo e não resolve essa rejeição: mesmo depois do encerramento, a NF-e continua bloqueada. Somente o cancelamento do CT-e ou MDF-e libera o cancelamento da NF-e.

Atenção: assim como a NF-e, o MDF-e só pode ser cancelado em até 24 horas após a autorização. Depois desse prazo só é possível encerrá-lo, não mais cancelá-lo (veja mais em MDF-e). Se esse for o seu caso, cancelar a NF-e por essa via não será possível. Volte à tabela no início deste artigo: se a NF-e também já passou de 24h, siga para Efetuando estornos.

Erro: "Você não pode cancelar uma venda com transações realizadas"

Esse erro acontece porque a venda possui pelo menos uma parcela já realizada (paga ou recebida) no financeiro. O sistema bloqueia o cancelamento para proteger o histórico financeiro.

O que fazer:

1. Acesse o menu Financeiro.
2. Localize as transações vinculadas a essa venda.
3. Abra cada parcela realizada e desfaça a realização.
4. Com todas as parcelas de volta ao status aberto, tente cancelar a venda novamente.

Atenção: abrir uma parcela já realizada pode gerar inconsistências nos caixas já fechados. Saiba mais em Abertos e realizados.

Erro: Rejeição: XML da área de dados com codificação diferente de UTF-8

Essa rejeição ocorre quando o campo de justificativa do cancelamento contém algum caractere especial não aceito pela SEFAZ. Na SEFAZ do Mato Grosso (SEFAZ-MT), essa validação é mais rígida e também rejeita acentos e cedilha (á, ã, é, ç, etc.), que em outros estados costumam ser aceitos.

O que fazer:

Reescreva a justificativa sem caracteres especiais, acentos ou cedilha, mantendo no mínimo 15 caracteres. Por exemplo, ao invés de "Erro de digitação", utilize "Erro de digitacao".

Erro: Rejeição: Erro não catalogado

Essa rejeição costuma indicar uma instabilidade temporária no serviço da SEFAZ do seu estado, e não um problema na nota ou no Fácil123.

O que fazer:

Verifique a disponibilidade do serviço no site da SEFAZ. Aguarde alguns minutos e tente cancelar a nota novamente, sem alterar nada. Se a SEFAZ estiver instável, pode ser preciso tentar mais de uma vez até o cancelamento ser aceito.

Perguntas e respostas

1 - Ao cancelar uma venda ou nota, o boleto é cancelado automaticamente?
R: Sim. Se o boleto foi gerado no momento da emissão da venda ou nota, ao fazer o cancelamento desta, o boleto será cancelado automaticamente. Você não precisa fazer mais nada com relação a isso. Mas caso você tenha gerado um boleto avulso, o cancelamento deve ser feito de forma manual.

2 - Se eu enviar a nota cancelada por e-mail ela aparecerá como cancelada?
R: Não. Aparecerá apenas como "Sem valor fiscal". Caso o seu cliente solicite um comprovante de cancelamento, veja como fazer aqui.

3 - Por que minha nota cancelada não aparece no quadro de vendas?
R: Nenhuma venda cancelada aparecerá no quadro de vendas, estará disponível apenas na tabela de vendas.

4 - Em todos os estados o cancelamento da nota deve ser em no máximo 24h?
R: Na maioria dos estados sim, porém existem alguns casos específicos onde a legislação estadual traz outros prazos, veja mais sobre essas regras nesse material.

5 - Caso eu não queira mais utilizar uma venda eu posso excluir ela?
R: Por segurança, no Fácil123 não é possível excluir uma venda, apenas cancelá-la. Imagine que se fosse possível excluir uma venda, e esta já possuísse registros de recebimento, por exemplo, ao excluir a venda, não haveria mais nenhuma referência para essa transação. Então, para evitar possíveis falhas, não é possível excluir.

6 - A NF-e está Cancelada no Fácil123 e ao consultar na SEFAZ diz que a Situação Atual dela é AUTORIZADA. E agora?
R: Nesse caso pode ser um problema na comunicação entre o AN/Portal da NF-e e a Sefaz do seu estado. Consulte na Sefaz do seu estado, ao invés da Nacional.

7 - É possível desfazer ou reverter um cancelamento?
R: Não. O cancelamento não pode ser desfeito. Use a opção Clonar para refazer a venda. Se ela tinha NF-e emitida, após clonar, emita a nota novamente.

8 - Cancelei uma venda. O que acontece com o número dela?
R: Como não é possível excluir uma venda, apenas cancelá-la, ela continuará existindo no sistema com o seu número original. O número sequencial não é perdido nem reutilizado — a numeração permanece intacta. Ao emitir a próxima venda, o sistema seguirá normalmente a sequência a partir do último número utilizado.