Controlando a entrega de EPIs a funcionários

Empresas que fornecem equipamento de proteção individual (EPI) aos funcionários costumam precisar saber quem recebeu qual item, quando e em qual quantidade, sem misturar esse controle com o estoque comercial ou com o faturamento da empresa.

O Fácil123 não tem uma tela específica para isso, mas você pode montar esse controle combinando alguns recursos que já existem no sistema: campos personalizados, um depósito exclusivo, quadros dedicados de compra e venda, e um relatório personalizado.

Antes de começar, cadastre cada tipo de EPI (luva, bota, capacete etc.) como um produto normal. Veja como cadastrar produtos.

Cadastrando as informações do funcionário

Cadastre cada funcionário como uma pessoa no sistema e use campos personalizados para guardar os dados que você precisa acompanhar, como data de admissão, data de nascimento e os tamanhos de cada EPI (camisa, bota etc.). Se você exige uma ficha de entrega assinada pelo funcionário, um campo personalizado do tipo Anexo guarda esse arquivo direto no cadastro da pessoa.

• Veja como cadastrar a pessoa.
• Veja como criar os campos personalizados necessários.

Separando os funcionários na listagem de pessoas

Para visualizar só os funcionários na tela de Pessoas, sem misturar com clientes e fornecedores, crie uma visualização personalizada filtrando por um campo que só funcionários têm preenchido, como a data de admissão, e adicione as colunas que quiser acompanhar.

Veja como montar filtros e colunas.

Separando o estoque de EPIs

Para não misturar o saldo de EPIs com o restante do estoque comercial, use um depósito exclusivo para eles.

1. Habilite o app Multidepósito, se ainda não estiver ativo.
2. Cadastre um depósito exclusivo, como Depósito EPIs.

Veja como habilitar o multidepósito e cadastrar depósitos.
O Multidepósito está disponível nos planos Profissional e Enterprise.

Dando entrada nos EPIs

Crie um quadro de compras dedicado só para as entradas de EPI, com uma única etapa configurada para movimentar estoque e financeiro.

1. Ao lançar a compra do EPI, no campo Quadro, selecione o quadro dedicado às entradas de EPI.
2. No campo Depósito, informe o depósito exclusivo de EPIs.

Veja como criar o quadro e configurar a etapa.

Dando saída dos EPIs

Quando um funcionário recebe um EPI, registre a saída em um quadro de vendas dedicado, sem que isso seja tratado como uma venda real.

1. No menu superior, clique em Vendas → clique em Incluir.
2. No campo Destinatário, informe o funcionário que está recebendo o item.
3. No campo Quadro, selecione o quadro dedicado às saídas de EPI.
4. No campo Natureza da operação, selecione Outras saídas.
5. Adicione os produtos entregues com as respectivas quantidades.
6. Clique em Salvar.

Se a entrada do EPI foi lançada no depósito correto, o sistema já sugere esse mesmo depósito na saída.

Atenção: configure a etapa desse quadro apenas para movimentar estoque, sem gerar financeiro, já que não se trata de uma venda real.
Veja como configurar a etapa.

Por padrão, a natureza Outras saídas não entra nos relatórios de vendas, então esse lançamento não distorce seu faturamento.

Acompanhando com um relatório

Depois de ter as entradas e saídas de EPI organizadas em um depósito e quadros próprios, você pode acompanhar tudo com um relatório personalizado que combine os campos do funcionário (como o tamanho de cada EPI) com o histórico de movimentações desse depósito.

Entre em contato com o suporte do Fácil123 para montar esse relatório. Veja mais em Relatório Personalizado.

Perguntas e respostas

1 - Preciso emitir NF-e na saída dos EPIs para o funcionário?
R: Não. Como não é uma venda real, basta salvar o lançamento e mover o cartão para a etapa que movimenta estoque, sem autorizar nenhuma nota fiscal.

2 - Posso usar esse mesmo controle para outros itens entregues a funcionários, como uniformes ou ferramentas?
R: Sim. O mecanismo é o mesmo: cadastre o item como produto, dê entrada e saída pelos quadros dedicados e acompanhe pelo relatório personalizado.

3 - Preciso ter um plano específico para montar esse controle?
R: O depósito exclusivo depende do Multidepósito, disponível apenas nos planos Profissional e Enterprise. Sem um desses planos, não é possível separar o estoque de EPIs do restante do estoque comercial.