Cheques de Terceiros

É bem comum e recorrente que as empresas recebam do cliente através de cheques pré-datados.

No Fácil123 você pode fazer o controle dos cheques recebidos e repassados.

Preparando o controle de cheques de terceiros

Antes de qualquer coisa é necessário ter uma conta chamada "Cheques de Terceiros" cadastrada. Essa conta financeira irá centralizar todos os lançamentos de cheques de terceiros.

Caso tenha dúvidas para cadastrar uma conta, este vídeo pode ajudar você. O cadastro dessa conta é idêntico a uma conta caixa.

Recebendo uma venda com cheque

Se você vendeu e o seu cliente pagou com cheques, faça a inclusão da venda normalmente.

Informe o vencimento das parcelas conforme os cheques recebidos.

Imagine, por exemplo, que o cliente pagou em 3 vezes (30, 60 e 90 dias). As parcelas devem ser informadas para esses vencimentos.

Após isso, precisamos fazer alguns ajustes nas transações. No seu financeiro, localize a primeira parcela dos cheques e clique nos três pontinhos e em editar:

– Altere a conta para a conta cadastrada como "Cheque de Terceiros".
– Informe na descrição o número dos cheques recebidos do cliente, usando sempre o padrão: "Cheque 012345".
– Marque a opção Realizado.
– Clique em "Atualizar este e os próximos".

Ainda será necessário realizar as próximas parcelas.

Toda parcela que é referente a um cheque deve estar realizada.

O saldo da conta Cheque de terceiros será o mesmo total de cheques que você tem em mãos para depositar.

Para enxergar esse total filtre por um período personalizado. Informe desde o dia de hoje até uma data mais futura.

Depositando um cheque de terceiro

Chegou a data pré-datada no cheque e você vai depositar o cheque do cliente.

Para registrar a movimentação no sistema faça uma transferência da conta Cheque de Terceiros para a sua conta do banco.

Ao fazer a inclusão da transferência desmarque a opção Realizado. Apenas realize essa transação quando o cheque for compensado na conta depositada. Além disso, confira a data que ocorreu a movimentação na sua conta.

Repassando um cheque de terceiro

É bem comum também que os cheques de terceiros sejam repassados para algum fornecedor, antes mesmo das datas pré-datadas.

Todo repasse de cheque estará vinculado a um pagamento. Afinal não será entregue um cheque recebido a alguém que não seja um lançamento de pagamento.

Qualquer repasse será feito dessa mesma forma.

Para essa situação existem dois passos:

Passo 1: Lançando o pagamento para o fornecedor

Você precisa fazer a inclusão de um pagamento ou editar um pagamento lançado anteriormente.

a. Conta: Selecione a conta "Cheque de terceiros".
b. Descrição: Informe o número dos cheques recebidos do cliente, usando sempre o padrão: "Cheque 012345". Caso o pagamento seja feito com mais de um cheque, preencha o número de todos os cheques. E antes do número de cada cheque deve haver um espaço. Exemplo: "Cheques: 012345, 012346, 000001, 999999".
c. Valor: Informe o valor total que foi pago em cheques.
d. Data: Informe a data que foi repassado o/s cheque/s.
e. Realizado: Marque a opção "Realizado".
f. Clique em salvar.

Após isso, o pagamento ao seu fornecedor já foi feito em cheque. E para as próximas buscas você vai conseguir saber para quem o cheque foi repassado.

Quando você faz o lançamento do cheque neste formato, com o número do cheque na descrição, é possível buscar as transações pelo número do cheque ou então no filtro de contas selecionar cheque de terceiros.

O resultado da busca será: o recebimento do cheque e o pagamento referente ao repasse.

Passo 2: Alterando a data do cheque repassado

Os cheques tinham data futura, certo? Portanto lá no fluxo de caixa eles estão sendo previstos para serem recebidos no futuro. Porém quando repassamos o cheque, ele deixa de ser um valor futuro que será liquidado. Ele foi liquidado hoje, no dia do repasse. Portanto você deve fazer essa alteração no sistema. Localize os cheques repassados e altere a data para o dia do repasse. Isso fará com que o fluxo de caixa concilie com a vida real. Se desejar, informe na descrição do recebimento do cheque qual era o vencimento original da data pré-datada. Use o padrão: "vencimento original: 10/05/2017".

Controle de cheques: por que fazer?

Você sabia que o controle de cheques de terceiros é essencial para a saúde financeira da sua empresa? Confira neste artigo.

Perguntas e respostas

1 - Porque eu devo deixar os cheques realizados? Não posso deixar como previsto?
R: O cheque é uma conta recebida do cliente. Não é algo que ainda não foi recebido. A conta do cliente já está paga. Então você não deve perder tempo gerenciando contas a receber de cheques. Por este motivo, todo cheque já deve estar realizado. Um cheque já recebido não poderia se misturar às contas à receber, que deverão ser cobradas. Você não deve correr o risco de cobrar de um cliente que já pagou a conta com um cheque.

2 - Como vou saber quando tenho cheques com vencimento para hoje?
R: É possível usar os filtros em transações para identificar quais os cheques que têm vencimento hoje, ou essa semana. Além disso, no dashboard, o totalizador das contas irá mostrar diariamente o saldo. Em geral, a conta cheques de terceiros deveria ficar zerada. E quando tivesse vencimentos no dia de hoje, ela passaria ter saldos. Em algumas situações específicas isso ocorre um pouco diferente.

3 - Posso criar uma categoria específica para receitas de cheques?
R: Nós não recomendamos. O cheque é somente um meio de pagamento. Assim como cartão. A divisão das receitas por categorias diferentes, baseadas no meio de pagamento é bem cara. Você terá toda uma gestão manual dessas informações, tomará bastante tempo e, em linhas gerais, essa informação não ajuda com grande significância na gestão das pequenas empresas.

4 - Qual "Tipo" devo selecionar ao cadastrar uma conta "Cheque"?
R: Selecione o tipo Caixa. Entendemos que enquanto você não realizar o depósito em uma conta do banco ou repassar o cheque para um fornecedor, por exemplo, este valor ficará no caixa da sua empresa.

5 - Como faço no sistema para pagar duas notas com apenas um cheque?
R: Adicione um pagamento no financeiro com o valor total do cheque e no campo descrição informe o número das notas que você está pagando.